خدمات المكتب الافتراضي

خدمات المكتب الافتراضي

بقلم آنا كانتيلي في 30 يناير 2023

https://www.openkm.com/blog/virtual-office-services.html

تم تمويل خدمات المكاتب الافتراضية الآن بفضل  برنامج Next Generation ، وهي أدوات وخدمات تتيح للشركات وأصحاب الأعمال الحرة العمل عن بُعد أو من أي مكان. تشمل هذه الخدمات ، من بين أمور أخرى: العنوان البريدي الافتراضي ، والرد على الهاتف ، واستقبال البريد والطرود ، وغرفة الاجتماعات ، وإدارة مساحة العمل ، والوصول إلى خدمات الطباعة والمسح الضوئي ، والفواتير الإلكترونية. تساعد هذه الخدمات في الحفاظ على صورة احترافية مع تقليل التكاليف مثل استئجار مساحة فعلية. يتم تقديم الخدمة كمكتب افتراضي. صُممت لتقديم خدمات الإدارة والمساعدة للمنظمات والمهنيين المستقلين. يمكن أن تكون الفواتير الإلكترونية إحدى هذه الخدمات التي يقدمها موفرو البرامج مثل OpenKM.

لتنفيذ خدمات المكتب الافتراضي في شركتك ، اتبع الخطوات التالية:

ماذا عليك أن تفعل لتنفيذ مكتب افتراضي؟

لنفترض أنك مهتم بالاستفادة من المزايا التي يمكن أن يجلبها لك تطبيق أدوات المكتب الافتراضية وكذلك الاستفادة من منحة برنامج Acelera Pyme. في هذه الحالة ، يجب عليك اتباع التوصيات التالية:

• تحديد الاحتياجات:كخطوة سابقة ، من الضروري تحديد خدمات المكتب الافتراضية الأكثر ملاءمة لمؤسستك.
• اختر المزود:يوجد العديد من مزودي خدمات المكتب الافتراضي بمختلف محافظ الخدمات وأسعارها. في هذا الصدد ، OpenKM هو وكيل رقمنة معترف به من قبل برنامج منح الجيل التالي.
• تعيين ميزانية:قم بتعيين ميزانية لخدمة المكتب الافتراضي ، مع مراعاة التكاليف الشهرية والسنوية وتكاليف الإعداد. في إطار المجموعة الرقمية ، تتعهد OpenKM بتعديل العرض الاقتصادي بحيث يتم تغطية 100٪ بالقسيمة الرقمية ، إذا لزم الأمر.
• تنفيذ الخدمة:يتم التعامل مع هذه المرحلة من قبل مزود أدوات المكتب الافتراضي المحدد بحيث يمكن للشركة استخدام خدمات المكتب الافتراضي المطلوبة مباشرة.
• تدريب طاقم العمل:غالبًا ما تُنسى هذه الخطوة عند تنفيذ حلول تكنولوجية جديدة ، لكنها لا تقل أهمية عن ذلك. من الضروري تدريب الفريق على استخدام خدمات المكتب الافتراضي بشكل صحيح لضمان التنفيذ المثالي. في OpenKM ، نحن ملتزمون بتقديم أفضل تجربة للمستخدم النهائي. لهذا السبب، من خلال  OpenKM Academy ، نقدم برامج تدريبية مصممة خصيصًا لملفات تعريف المستخدمين المختلفة.
• المراقبة والتحديث:يُنصح بمراقبة استخدام وفعالية أدوات المكتب الافتراضي ، خاصة في المرحلة الأولية ، وإجراء التعديلات إذا لزم الأمر. يسهل برنامج OpenKM ، من خلال لوحة الإدارة ووظائف إدارة العمليات ، مهمة التحكم في الموظفين والإشراف عليهم وتحديث تكوين البرنامج.

من الضروري أن يكون لديك تعاون جيد واستراتيجية اتصال لتحقيق أقصى استفادة منها. من خلال خدمات التدريب والاستشارات والتخصيص ، تمتلك OpenKM الأدوات والخبرة اللازمة لتنفيذ خدمات المكتب الافتراضي بنجاح.

خدمات المكتب الافتراضي

بعد ذلك ، سنقوم بوصف خدمات المكاتب الافتراضية الأكثر استخدامًا.

• العنوان البريدي الافتراضي:يختلف العنوان البريدي الافتراضي عن عنوان البريد الإلكتروني. هذا هو العنوان الفعلي الذي يوفره موفر خدمة المكتب الافتراضي. العنوان هو العنوان البريدي الرئيسي للنشاط التجاري ويستخدم لتلقي المراسلات البريدية ، مثل الرسائل والطرود. يمكن للشركات التي تقدم هذه الخدمة استخدام OpenKM لتسجيل مدخلات ومخرجات الوثائق والطرود ، وإدارة مساحة المستودعات ، وإخطار العملاء بمراسلاتهم عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة. عادة ، يتم فحص البريد المستلم ضوئيًا وإرساله رقميًا إلى البريد الإلكتروني للعميل. يمكنك أيضًا اختيار استلامه بتنسيق مادي على العنوان المحدد من قبل الشركة. في هذه الحالة ، يمكن استخدام OpenKM لإطلاع العميل على حالة المحتوى الخاص به.
• الرد على الهاتف:يتم توفير خدمات المكتب الافتراضي من قبل شخص أو نظام آلي للرد على المكالمات الهاتفية الواردة من الشركة. تضمن هذه الخدمة الرد على جميع المكالمات ، حتى عندما لا يستطيع الموظفون الرد عليها. هناك عدة أنواع للرد على الهاتف:
  • الرد الآلي:هذه رسالة مسجلة مسبقًا توفر معلومات عامة عن الشركة ، مثل خدمة العملاء والدعم الفني وساعات العمل وما إلى ذلك.
  • الرد البشري:الشخص الذي يرد على المكالمات الهاتفية نيابة عن الشركة. يمكنهم تقديم معلومات محددة وتلقي الرسائل وتحويل المكالمات إلى أعضاء الفريق المناسبين.

يعد الرد على الهاتف في خدمات المكتب الافتراضي مفيدًا للشركات الصغيرة أو العاملين لحسابهم الخاص دون وجود فريق متاح لخدمة العملاء. إنه يوفر صورة أكثر احترافية ويضمن الرد على جميع المكالمات.

• المسح الرقمي والإرسال: يمكن لشركات خدمات المكاتب الافتراضية مسح المراسلات المستلمة وإرسالها رقميًا إلى البريد الإلكتروني للعميل ؛ هذا يسمح لهم بفحص وإدارة مراسلاتهم من أي مكان. يضمن OpenKM ، بفضل وظائف رقمنة المستندات والمسح الضوئي ، وأتمتة هذه العمليات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام برنامج إدارة المستندات لتسريع الخدمات الإضافية ، مثل الطوابع البريدية وإرجاع البريد العشوائي وقراءة البريد والفرز.
• معدات الطباعة والمسح الضوئي:مع OpenKM ، يمكن للشركة تهيئة الوصول إلى معدات الطباعة والمسح الضوئي في مواقع مختلفة. يتيح ذلك طباعة المستندات ومسحها ضوئيًا دون الحاجة إلى القلق بشأن توفر أو تكلفة أجهزتها ، والتي تقع على عاتق مزود خدمة الطباعة والمسح الضوئي عبر الإنترنت. يتيح لك هذا الخيار الأخير إرسال المستندات من أي مكان واستلامها في مكان قريب. يمكن أيضًا تخصيص هذه الخدمات لبطاقات العمل والكتيبات ، كما هو الحال مع مهام الطباعة. ويمكن لهذه الخدمات ، بفضل تنفيذ المكتب الافتراضي ، أن تتطور بقدر ما نريد ؛ خدمات الكتابة ، التصميم الجرافيكي ، إلخ.
• الوصول إلى غرف الاجتماعات:بفضل خدمات المكاتب الافتراضية ، يمكن توفير غرف اجتماعات في مواقع مختلفة. وبالتالي ، يمكن لأي عميل يحتاج إليها الحصول على مساحة كافية للاجتماعات والعروض التقديمية دون تكبد إيجار ثابت ونفقات متغيرة للمواد الاستهلاكية. مع OpenKM ، يمكنك أيضًا تقديم خدمة حجز غرف اجتماعات عبر الإنترنت. يتيح لك ذلك التخطيط لاجتماعاتك بسرعة وكفاءة والتأكد من أن لديك مساحة مناسبة في الوقت المناسب. أو حتى إدارة الخدمات الإضافية المتعلقة بالتحضير للاجتماعات وتطويرها ، مثل تقديم الطعام ، والمعدات السمعية والبصرية ، إلخ.
• الوصول إلى مساحة العمل:باستخدام OpenKM ، يمكنك تحسين عرض الوصول إلى مساحة عمل مشتركة. يتيح ذلك للعملاء العمل في بيئة منتجة وتعاونية دون القلق بشأن تكاليف الإيجار أو ملاءمة مساحة العمل.

فوائد تنفيذ المكتب الافتراضي في شركتك

يمكن أن تتنوع المزايا مثل الوضع الأولي للشركة. ومع ذلك ، من الممكن إيجاد تحسينات مشتركة مع كل منهم.

• كفاءة محسّنة:تساعد خدمات المكاتب الافتراضية الشركات على أتمتة عملياتها الإدارية ورقمنتها ، وتبسيط العمل وخفض التكاليف.
• تحسين التعاون والتنسيق:غالبًا ما تشتمل المكاتب الافتراضية على أدوات تعاون ، مثل تحرير المستندات عبر الإنترنت ، والتحرير المتزامن ، وما إلى ذلك. وهذا يسمح لك بالتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين بسرعة وكفاءة.
• الوصول إلى الأدوات المتقدمة:غالبًا ما تتضمن خدمات المكتب الافتراضي أدوات إدارة البريد الإلكتروني والتقويمات ومديري المهام ، والتي يمكن أن تساعد الشركات على تحسين التعاون والإنتاجية. برنامج إدارة الوثائق لديه كل هذه الوظائف.
• المرونة:باستخدام خدمات المكاتب الافتراضية ، يمكن للشركات الوصول إلى أدواتها ومواردها من أي مكان ، مما يسمح لها بالعمل من أي مكان ، والتكيف مع المنطقة الزمنية للمنطقة.
• توفير التكاليف:باستخدام خدمات المكاتب الافتراضية ، يمكن للشركات تقليل النفقات المرتبطة باستئجار مساحة عمل فعلية وشراء أجهزة وبرامج ومعدات.
• تحسين الأمان:غالبًا ما تقدم خدمات المكاتب الافتراضية إجراءات أمان أكثر تقدمًا وحداثة لحماية معلومات الأعمال والمستندات ، مما يساعد على تحسين الأمان.

باختصار ، تتيح لك خدمات المكتب الافتراضي الاستمتاع بمساحة عمل مناسبة ومرنة وتساعدك على التخطيط لأنشطتك بكفاءة ، وتحسين الإنتاجية والصورة المتصورة لشركتك.