OpenKM "اوبن كاي ام" هو برنامج إدارة المحتوى الرقمي للمؤسسة ، وغالباً ما يشار إليه باسم "نظام إدارة المستندات" (Document Management System - DMS). غالبًا ما تتم الإشارة إلى هذه الأنظمة بعبارات مثل: DMS أو EDRMS أو CMS ، وذلك لاعتبارات التسويق ولا لأسباب موضوعية. ​

برنامج OpenKM "اوبن كاي ام" هو برنامج كمبيوتر يستخدم لتخزين وإدارة وتتبع المستندات الإلكترونية والصور الإلكترونية، وللمعلومات الورقية التي يتم الحصول عليها من خلال استخدام ماسح المستندات.

OpenKM هو حل إداري يسمح للشركات بالتحكم في إنتاج الوثائق الإلكترونية وتخزينها وإدارتها وتوزيعها ، مما يؤدي إلى زيادة الفعالية والقدرة على إعادة استخدام المعلومات والتحكم في توزيع المستندات.

يدمج OpenKM كل وظائف إدارة المستندات والتعاون والبحث المتقدم في حل واحد سهل الاستخدام. يتضمن النظام أدوات إدارية لتحديد أدوار مختلف المستخدمين ، والتحكم في الوصول الى المستندات ، وحصة المستخدمين ، ومستوى أمان المستندات ، وسجلات مفصلة للنشاط وإعداد الاتمتة.

يبني برنامج OpenKM مستودعًارقميا ذو قيمة عالية لأصول معلومات الشركة و لتسهيل إنشاء المعرفة و تحسين عملية صنع القرار في الأعمال ، وتعزيز مجموعات العمل وإنتاجية المؤسسات من خلال الممارسات المشتركة ، وعلاقات أفضل للعملاء ، ودوران مبيعات أسرع ، وتحسين وصول الانتاج إلى السوق ، وصنع القرار على نحو أفضل.

باستخدام OpenKM يمكنكم:​ ​

• التحكم وإدارة المحتوى الرقمي للمؤسسات (الملفات / الوثائق / المستندات)
• تجميع المعلومات من أي مصدر رقمي.
• التعاون مع الزملاء باستعمال المستندات في المشاريع
• تمكين المنظمات للاستفادة من المعرفة المتراكمة من خلال تحديد الوثائق والخبراء ومصادر المعلومات
• البحث بسهولة وتحديد المحتوى الرقمي

يساعد OpenKM Records Management مؤسستكم على التحكم بكفاءة وبشكل منهجي في إنشاء السجلات واستقبالها وصيانتها واستخدامها والتخلص منها ، بما في ذلك عمليات التقاط الأدلة والحفاظ عليها ومعلومات عن الأنشطة التجارية والمعاملات في شكل سجلات.

يقوم نظام إدارة سجلات OpenKM بالتقاط وإدارة السجلات بمرور الوقت ويسهل الوصول إليها. يقوم نظام التتبع في OpenKM بمراجعة العمليات التي يتم فيها، مراقبة المواعيد النهائية المحددة للإجراءات وفرضها على الذين يقومون بالعمل.

إن عملية OpenKM Disposition هي مجموعة من العمليات المرتبطة بتنفيذ قرارات الاحتفاظ بالسجلات أو إتلافها أو نقلها، والتي تم توثيقها في سلطات التصرف أو غيرها من الأدوات. التدمير هو عملية إزالة أو حذف السجلات نهاءيا.

OpenKM File Plan هي عبارة عن مجموعة من القواعد التي تشير ، لكل نوع من أنواع السجلات في المؤسسة ، حيث ينبغي الاحتفاظ بها ، والسياسات التي تنطبق عليها ، وطول الوقت الذي يجب الاحتفاظ بها ، وطريقة التصرف ، والأفراد المسؤولة عن إدارتها. ​

باستخدام OpenKM Enterprise Records Management يمكنكم: ​

• بتعيين إدارة دورة الحياة للمستندات
• تعيين إدارة المعلومات
• إدارة المحتويات الرقمية

يوفر OpenKM محرك سير العمليات لتعريف وإعادة استخدام منطق الأعمال "business logic" ، وتبسيط العمليات التجارية ومساعدة الموظفين على التنسيق الفعال مع كل من المنظمة ومن بعضها البعض. من خلال ربط العمليات بإنشاء المحتويات الرقمية ، يتيح OpenKM للمؤسسات تبادل معلومات المعاملات والاستجابة بسرعة أكبر لمتطلبات العمل الجديدة أو المتغيرة.

باستخدام OpenKM يتم تخزين وتنظيم جميع مستنداتكم إلكترونيًا بطرق تسهل سير العمل واحتياجات الوصول المستندات. ويمكن استرجاعها بسهولة وباستخدام بحث ذكي وسريع. ​

• إنشاء سير مهمات معقدة
• سير العمل للمراجعة والموافقة والمصادقة
• دعم سير العمل التسلسلي والمتوازي
• تعيين المهام للمجموعات أو المستخدمين
• مراقبة مهام سير العمل والحالة والعمليات
• تهيئة الأبلاغ برساءل بريدية

بالنظر إلى حدث معين ، يمكنكم تطبيق قواعد التحقق وإجراءات معينة ليتم تنفيذها على المستندات دون تدخل بشري. بعض الأمثلة هي:
 ​

• التقاط البيانات عن المستندات
• تصنيف الوثائق
• اتمتة تنفيذ تدفق العمل
• التوقيع الإلكتروني

  المزايا الرئيسية للاتمتة هي:

• زيادة الإنتاجية
• تقليل وقت التشغيل
• تحسين النوعية
• درجة عالية من الدقة
• انخفاض تكاليف العمل البشري المباشر
• أتمتة المستندات

أرشيفة البريد "Mail Archiver": يمكن استخدم مستودع OpenKM لتخزين رسائل البريد الإلكتروني وعلى نطاق واسع. تنظيم وتخزين ملفات البريد هي عملية تلقائية للمحافظة على جميع رسائل البريد الإلكتروني وحمايتها.

تعدد الشركات "Multitenant": يُمكّن وضع وتخزين عدة شركات مستقلة على خادم واحد أو عبر مجموعة منهم.

التوقيع الإلكتروني: التوقيع الإلكتروني على الوثيقة هو إشارة إلى أن الشخص يقبل النوايا المسجلة في المستند.

الباركود "Barcode": قراءة الباركود وتحديد هوية المستندات.

تشفير"Cryptography": يمكن تشفير الملفات وفك تشفيرها للحصول على مزيد من الأمان.

التقارير"Reports": يمكن إنشاء واستخدام التقارير الخاصة بكم والذي يمكن أن يكون بأي شكل ، بما في ذلك PDF.

مدير المهام "Task manager": إنشاء وإدارة وتخصيص المهام للمستخدمين والأدوار.

تم تصميم برنامج شركاء OpenKM لإنشاء علاقات متبادلة المنفعة والتي تزيد من النجاح والقدرة الشاملة للنظام البيئي OpenKM. مدعومًا من OpenKM ، يتمتع الشركاء بقدر هائل من المرونة للاستحواذ على الفرص المرتبطة بـ OpenKM في مناطقهم. نحن نعمل مع الشركاء لتزويد العملاء بأفضل حلول إدارة الوثائق للمؤسسات.

في OpenKM ، يمكّن شركاؤنا معظم عائداتنا العالمية - وقد تم تصميم برنامجنا لمساعدة شركاؤنا على تحقيق النجاح. اننا نتعهد بتقديم الموارد التي ستحتاجونها لتشغيل مبادرات OpenKM وتشغيلها بسرعة والتي تساعدكم على كسب المزيد من العملاء وإضافة إيرادات إضافية إلى أعمالكم الحالية.

شركاء OpenKM عبارة عن مجموعة متنامية من شركات دمج الأنظمة وبائعي البرامج وموفري البنية الأساسية والبائعين الذين يقومون ببناء حلولهم باستخدام OpenKM.

هناك فرص خدمات مختلفة عندما تصبحون شريكًا مثل تدريب المستخدمين النهائيين على الاستخدام السليم للبرنامج وللحصول على أقصى إمكانات التطبيق ، والاستشارات ، والتخصيصات ، وتكوين المنتج ، ومسح المستندات ، وإمكانية الاستضافة الخارجية وغيرها.

نحن دائمًا نبحث عن شركاء متحمسين يتمتعون بخبرة تكنولوجية واسعة ، والالتزام بتوفير حلول مبتكرة للزباءن ، وتواجدًا موثوقًا بهم في مناطقهم.