لم تعد إدارة المستندات مجرد ”إضافة“ تقنية، بل أصبحت عنصراً أساسياً لرقمنة العمليات وتقليل استخدام الورق وضمان الامتثال للوائح التنظيمية. تحتاج شركات الخدمات والشركات المهنية وشركات التصنيع وشركات إدارة العقارات أو الممتلكات إلى مركزية المستندات والعثور عليها بسرعة والتحكم في الوصول إليها وتخزينها بأمان. وهذا بالضبط ما توفره حلول إدارة المستندات الحديثة: الرقمنة والتصنيف والبحث والتدقيق وأتمتة سير العمل.

تظهر المشكلة عندما يحين وقت دفع ثمن الحل. غالبًا ما يؤدي شراء التراخيص الدائمة وإعداد الخوادم وتعيين موظفي تكنولوجيا المعلومات إلى تأخير المشروع. وهنا يصبح استئجار برامج إدارة

المستندات ، مثل OpenKM ، أمرًا جذابًا بشكل خاص: فهو يتيح لك استخدام نظام إدارة المستندات بالكامل من خلال دفع رسوم متكررة، مع تضمين الصيانة والتحديثات، ودون إنفاق مبدئي كبير.

ما هو بالضبط استئجار نظام إدارة المستندات؟

إنه تأجير حق استخدام البرنامج لفترة معينة (عادةً سنويًا). أنت لا تشتري الترخيص، ولكنك تحصل على إمكانية الوصول إلى جميع الميزات الاحترافية: الالتقاط والمسح الضوئي، والتصنيف التلقائي، والبيانات الوصفية، والتحكم في الإصدارات، والأذونات، وسير عمل الموافقة، والبحث المتقدم، والتدقيق. هذا ما يقدمه مزودو خدمات المستندات للعمليات المكتبية والتجارية اليوم، حيث يجمعون بين البرامج والخدمات.

في حالة OpenKM، يمنحك الاستئجار إمكانية الوصول إلى المنصة الكاملة ودعم المورد، مع ميزة البدء على نطاق صغير ثم التوسع لاحقًا.

الميزة 1: عدم وجود استثمار مسبق ونفقات يمكن التنبؤ بها

الإيجار يزيل الحاجز التقليدي للدخول: لا حاجة لشراء تراخيص أو أجهزة. أنت تدفع رسومًا ثابتة يمكنك اعتبارها نفقات تشغيلية، وهو ما يفضله قسم الشؤون المالية عادةً على الاستثمار الكبير لمرة واحدة. ونظرًا لأن كل شيء مجمّع في دفعة واحدة، فلن تواجه مفاجآت غير سارة مع التحديثات أو الحوادث. وهذا مفيد بشكل خاص للشركات التي تعمل على تحديث بيئة مكاتبها.

الميزة 2: الإنتاجية وخطوات أقل

تكرر معظم المواقع الإلكترونية المتخصصة في إدارة المستندات نفس الفكرة: الرقمنة تقلل الخطوات والوقت. تنتقل من البحث في المجلدات أو رسائل البريد الإلكتروني إلى العثور على ما تحتاجه في ثوانٍ معدودة، باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والبيانات الوصفية ومحرك بحث مركزي. يتيح لك الاستئجار الحصول على كل هذا من اليوم الأول، دون انتظار ميزانية البنية التحتية. خطوات أقل = إنتاجية أعلى = تكلفة أقل.

الميزة 3: الصيانة والتحديثات مشمولة

هناك سبب آخر لعدم اعتماد العديد من الشركات لنظام إدارة المستندات، وهو عدم رغبتها في صيانته. عادةً ما يشمل الاستئجار ما يلي:

• التحديثات الوظيفية،
• تصحيحات الأمان،
• دعم الحوادث،
• المساعدة في التكوين الأولي.

وهذا يعني أن العبء التقني ينتقل إلى المزود ويمكن لفريقك التركيز على العمليات والمستخدمين. ومع ذلك، من المهم أن نقولها بوضوح: لا تزال بحاجة إلى الحد الأدنى من تكنولوجيا المعلومات الداخلية لتنسيق النسخ الاحتياطية وإدارة المستخدمين أو دمج البرنامج مع التطبيقات الأخرى (ERP و CRM ونظام الطباعة وما إلى ذلك). إنها ليست عملية ”تثبيت ونسيان“، ولكنها أسهل بكثير من صيانة كل شيء بنفسك.

الميزة 4: قابلية التوسع الحقيقية

لا تمتلك الشركات دائمًا نفس حجم المستندات. هناك فترات ذروة: الحملات، عمليات التدقيق، العملاء الجدد، المشاريع، المناقصات. مع الاستئجار، يمكنك زيادة عدد المستخدمين أو سعة التخزين عندما تحتاج إلى ذلك وتقليصها بعد ذلك. هذا مشابه لما يحدث مع برامج إدارة الممتلكات: تدفع مقابل ما تستخدمه، وتنمو عندما يكون هناك المزيد من الوحدات لإدارتها، وتحافظ على مركزية النظام. المنطق هو نفسه: ادفع وفقًا للاحتياجات الفعلية، وليس وفقًا للسعة القصوى.

الميزة 5: الامتثال والتتبع

أحد المساهمات الرئيسية لمنصات إدارة المستندات التي يقدمها المُدمجون والبائعون هو سجل التدقيق: من شاهد ماذا، ومن قام بتغيير مستند، وما هي النسخة الصالحة، وكم من الوقت يجب الاحتفاظ بها. هذا أمر أساسي في إدارة الجودة والرعاية الصحية والتعاقد والإدارة العامة. يشمل استئجار OpenKM طبقة التحكم هذه، لذلك لا تفقد جانب الامتثال لمجرد أنك لم تشترِ الترخيص.

ما الذي لا يزال يتعين على الشركة القيام به؟

• النسخ الاحتياطية. حتى إذا كان المزود يوفر لك الأدوات أو الخدمة، يجب على الشركة تحديد سياستها الخاصة بالنسخ الاحتياطي والاحتفاظ والاستعادة.
• إدارة المستخدمين والأذونات. لكل قسم احتياجات مختلفة؛ يجب أن يتولى شخص داخلي إدارة ذلك.
• مراجعة عمليات التكامل. إذا كنت تريد أن يتواصل نظام إدارة المستندات مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام الطباعة أو البريد الإلكتروني، يجب أن يتولى شخص ما تنسيق ذلك.
• تدريب المستخدمين. وإلا، فسيصبح مجرد ”درج رقمي آخر“. لهذا السبب تقدم OpenKM أكاديمية OpenKM، وهي منصة التعلم الإلكتروني التي تضمن اعتمادًا سلسًا.

لماذا تستخدم OpenKM؟

لأن OpenKM هو نظام إدارة مستندات ناضج ومعياري مصمم ليتم دمجه. إنه ليس أداة مغلقة أو مجرد عارض ملفات؛ إنه منصة تتيح لك:

• الرقمنة والتصنيف،
• تطبيق البيانات الوصفية،
• إنشاء سير العمل،
• التحكم في الإصدارات،
• مراجعة الوصول،
• تقديم الخدمة الذاتية للمستخدمين أو الفروع.

ومع نموذج التأجير، تحصل على كل ذلك دون الحاجة إلى تبرير استثمار كبير. بالنسبة للشركات التي تقوم بالفعل بالاستعانة بمصادر خارجية للطباعة أو الرقمنة أو استشارات المستندات، فإن هذه هي الخطوة المنطقية التالية: إضافة نظام إدارة المستندات في إطار نفس نموذج الخدمة.

من الذي يجب أن يختار الاستئجار؟

• المنظمات التي لا تريد إيقاف المشروع بسبب الميزانية.
• الشركات التي تغير مزودي المستندات وتريد الاختبار أولاً.
• الكيانات التي لديها فرق موزعة وتحتاج إلى مستودع مشترك.
• الإدارات التي يجب أن تظهر قيمتها بسرعة (على سبيل المثال، الإدارة أو المشاريع).
• الشركات التي تعمل بالفعل بعقود خدمة (الطباعة المُدارة، الرقمنة، إلخ) وتريد دمج كل شيء في دفعة دورية.

الخلاصة والخطوة التالية

يعد استئجار برنامج إدارة المستندات الطريقة الأكثر مباشرة لتنفيذ OpenKM دون استثمار مسبق، مع تضمين الدعم والقدرة على النمو مع نمو حجم المستندات لديك. يتيح لك الحصول اليوم على الميزات التي تحتاجها (الرقمنة والبحث والمشاركة والتدقيق) والدفع مقابلها تدريجياً، بدلاً من تأجيل التحول الرقمي بسبب نقص الميزانية.

إذا كنت ترغب في رؤية تطبيقه على حالتك – عدد المستخدمين وحجم المستندات واحتياجات التكامل والنسخ الاحتياطي – فاتصل بنا وسنقوم بإعداد عرض تأجير OpenKM مخصص لمؤسستك.

كتبته آنا كانتيلي في 31 أكتوبر 2025 (original english version)

لمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بنا من خلال النقر على الرابط التالي : الاتصال بـ OpenKM

للبقاء على اطلاع بأحدث أخبارنا، تابعونا جميعًا على لينكد إن. انقروا على الرابط التالي: LinkedIn