تتيح هذه الميزة الجديدة، التي طورها الفريق الفني في OpenKM، للمؤسسات تصميم وإدارة ومراقبة سير العمل المخصص المدمج بالكامل في النظام.

في بيئة تزداد فيها أهمية إدارة العمليات وأتمتة المستندات من أجل المنافسة، تتخذ OpenKM خطوة استراتيجية إلى الأمام بإطلاق محرك سير العمل الأصلي الخاص بها: OKMFlow. تتيح هذه الميزة الجديدة، التي طورها الفريق الفني في OpenKM، للمؤسسات تصميم وإدارة ومراقبة سير العمل المخصص المدمج بالكامل في النظام.

لماذا تعتبر سير العمل مهمة جدًا في إدارة المستندات؟

تعد سير العمل الآلية العمود الفقري للعمليات التجارية في العديد من المؤسسات. تتيح أتمتة المهام مثل الموافقة على العقود ورقمنة المستندات وإدارة الحالات أو معالجة الفواتير للشركات ما يلي:

• تقليل وقت تنفيذ العمليات
• تقليل الأخطاء البشرية
• ضمان الامتثال للوائح من خلال التتبع
• تحسين التعاون بين الأقسام
• زيادة الشفافية التشغيلية

مع OKMFlow، يتم تحديد هذه العمليات وتنفيذها ومراقبتها بالكامل داخل بيئة OpenKM — دون الحاجة إلى أدوات إضافية.

من محرك خارجي إلى حل أصلي: قفزة نوعية

حتى الآن، كان OpenKM يوفر التكامل مع محرك تابع لجهة خارجية لتنفيذ سير العمل. على الرغم من فعالية هذا النهج، إلا أنه طرح عدة تحديات:

• التكامل الجزئي مع نظام إدارة المستندات
• تعقيد أكبر في التكوين
• الاعتماد على تقنيات خارجية
• صعوبة أتمتة العمليات المخصصة

على النقيض من ذلك، تم تصميم OKMFlow من الألف إلى الياء ليعمل كجزء عضوي من النظام. فهو لا يحسن التكامل فحسب، بل يقلل أيضًا من منحنى التعلم ويعزز قدرات التخصيص.

ما يقدمه OKMFlow

تم بناء المحرك الجديد على Java 17 ويتم تشغيله على خادم Tomcat (مع خطط للدمج في الخادم الرئيسي في الإصدارات المستقبلية)، ويقدم تحسينات جوهرية:

• واجهة رسومية لتصميم سير العمل: البدء، المهام، الشروط، الانتقالات، النماذج، الإنهاء…
• تعيين المهام الديناميكي: حسب الدور، الاختيار اليدوي، المستخدم المبادر، أو المشاركة بين عدة مستخدمين
• القدرة على تعديل تخصيص المهام حتى أثناء تنفيذ سير العمل
• إدارة متغيرات العملية عبر السياق، باعتبارها خريطة بيانات مشتركة عبر العقد
• تحديثات المتغيرات واستمراريتها طوال عملية المستند بأكملها
• التكامل مع التوقيعات الإلكترونية وإشعارات البريد الإلكتروني وتعديل البيانات الوصفية وإنشاء السجلات تلقائيًا
• تخزين البيانات في قاعدة بيانات محسّنة

كل هذا يسمح لسير العمل بأتمتة العمليات الروتينية دون تدخل يدوي — من مراجعة النماذج إلى القرارات الشرطية بناءً على المستندات أو بيانات المستخدم.

حالات الاستخدام العملي

بفضل تعدد استخداماته، يمكن تطبيق OKMFlow في العديد من السياقات التجارية:

• إدارة جودة المستندات والتحكم في الإصدارات
• التحقق من صحة المستندات الملزمة قانونًا من خلال التوقيعات الإلكترونية
• عمليات الموافقة على الميزانيات أو العقود أو إجراءات الموارد البشرية
• التكيف مع قطاعات مثل توزيع تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو صناعة الأغذية (ERP) أو التجارة الإلكترونية
• تحسين المهام في إدارة المستندات، خاصةً بالنسبة لأنواع المستندات المحددة جيدًا أو الخاضعة للتنظيم

كل هذا يتيح أتمتة العمليات بما يتماشى مع أفضل الممارسات، دون المساس بالمرونة.

نظام بيئي قابل للتطوير

يضمن OpenKM التوافق بين المحرك الحالي والمحرك الجديد خلال فترة انتقالية. ومع ذلك، ستركز الميزات الجديدة والتحسينات المستقبلية حصريًا على OKMFlow، الذي أصبح جاهزًا بالفعل للتكامل مع أي نظام بيئي آخر لإدارة الأعمال.

لماذا الترقية الآن؟

مزايا تطبيق OKMFlow واضحة:

• الاستقلالية: يمكن للمستخدمين تحديد سير العمل الخاص بهم عبر الواجهة
• قابلية التوسع: يزداد تعقيدًا وحجمًا دون التضحية بالأداء
• البساطة: يقلل بشكل كبير من الوقت والموارد اللازمة لنشر سير العمل
• توفير الوقت والتكلفة
• تحسين أمن المعلومات
• الإدارة الفعالة لدورة حياة المستند: الإنشاء والتحقق والأرشفة

يمثل OKMFlow تطورًا استراتيجيًا لأي مؤسسة تتطلع إلى أتمتة عمليات المستندات بشكل فعال وآمن ومتوافق مع تحديات اليوم.

إنه ليس مجرد أداة لسير العمل. إنه أداة تحويل للشركات التي تهدف إلى تقليل المهام اليدوية وأتمتة العمليات وتحويل نظام إدارة المستندات لديها إلى محرك حقيقي للقيمة.

لا تنتظر – اتصل بنا اليوم لتجربة مستقبل إدارة المستندات الآلية.

كتبته آنا كانتيلي في 3 أبريل 2025 (original english version)

لمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بنا من خلال النقر على الرابط التالي : الاتصال بـ OpenKM

للبقاء على اطلاع بأحدث أخبارنا، تابعونا جميعًا على لينكد إن. انقروا على الرابط التالي: LinkedIn