خدمة التحقق من الوثائق الإلكترونية

كتبت آنا كانتيلي في 2 مايو 2023

https://www.openkm.com/blog/electronic-document-verification-service.html

أصبح التحقق من المستندات الإلكترونية أداة أساسية في العالم الرقمي. وقد مكنت التكنولوجيا من إنشاء وتوزيع الوثائق الإلكترونية، مما أدى إلى زيادة الحاجة إلى التحقق من صحة هذه الملفات وسلامتها.

يشير التحقق من المستند إلى عملية التحقق من صحة المستند وشرعيته. المستندات الإلكترونية ، كما يوحي الاسم ، هي ملفات يتم إنشاؤها وتخزينها بتنسيق رقمي ، ويركز التحقق الإلكتروني من المستندات على ضمان صحة وسلامة هذه المستندات الرقمية.

هناك أدوات وطرق مختلفة لإجراء التحقق من المستندات الإلكترونية:

• التحقق من CSV (قيم مفصولة بفواصل): يتم استخدامه للتحقق من سلامة وصحة البيانات الواردة في المستندات الإلكترونية. تقارن هذه الأداة بيانات المستند ببيانات ملف CSV المسجل مسبقا في قاعدة بيانات. بهذه الطريقة ، يمكن التحقق من صحة السجلات الإلكترونية وصحة المعلومات التي تحتوي عليها.
• المكتب الإلكتروني: هو عبارة عن منصات إلكترونية أنشأتها الإدارة العامة لتسهيل الوصول إلى الخدمات والإجراءات الإلكترونية. من خلالهم، يمكن إجراء تجميع الوثائق والتحقق من صحتها. يوفر المقر الإلكتروني أيضا معلومات عن التسجيل وحماية البيانات الشخصية والمعلومات العامة وملف مركزي وتقويم للأيام ودليل للتنقل.
• رمز التحقق الآمن (CSV): رمز أبجدي رقمي يتحقق من صحة المستندات التي تم إنشاؤها بواسطة الإدارة العامة. رمز التحقق الآمن هذا فريد لكل سجل ، مما يتيح بامكانية التحقق من صحة كل واحد منهم. يتم استخدام CSV للتحقق من صحة الوثائق الإلكترونية الصادرة عن الإدارة العامة المختصة والتحقق من صحتها من خلال مقارنة الوثائق.
• تعد مطابقة المستندات أداة حيوية أخرى في التحقق من المستندات الإلكترونية. تقارن مطابقة المستندات بين مستندين لتحديد ما إذا كانا متماثلين أو مختلفين. تستخدم هذه الأداة للتحقق من صحة الوثائق الصادرة عن الإدارة العامة ، خاصة في حالات مثل التوظيف العام والإخطارات الإلكترونية.

إيجابيات التحقق من المستندات الإلكترونية

التحقق من المستندات الإلكترونية له فوائد عديدة:

أولا ، يساعد التحقق من المستندات الإلكترونية على ضمان صحة المستندات ، مما يعني أن المستندات الإلكترونية لم يتم تغييرها أو تزويرها. يساعد التحقق من المستندات الإلكترونية أيضا على ضمان مصداقية وسلامة الملف ، مما يعني أن المستندات الإلكترونية لم يتم تغييرها بأي شكل من الأشكال ، عن قصد أو عن طريق الخطأ.

فائدة أخرى للتحقق من المستندات الإلكترونية هي أنه يساعد على ضمان خصوصية البيانات وأمانها. قد تحتوي المستندات الإلكترونية على معلومات حساسة يمكن اختراقها إذا تم تغيير المستندات الإلكترونية أو تزويرها. يساعد التحقق من المستندات الإلكترونية على منع التلاعب بالمعلومات الموجودة في الملفات الإلكترونية ويحمي خصوصية البيانات وأمانها.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد التحقق من المستندات الإلكترونية في تحسين كفاءة وإنتاجية العمليات التجارية. عندما تكون المستندات الإلكترونية أصلية وكاملة ، يمكن تنفيذ العمليات التجارية بشكل أكثر موثوقية وكفاءة. يقلل التحقق من المستندات الإلكترونية أيضا من مخاطر الخطأ البشري ويزيد من دقة البيانات.

سلبيات التحقق من الوثائق الإلكترونية

ومع ذلك ، فإن التحقق من المستندات الإلكترونية له أيضا عيوبه. أحد العيوب الرئيسية للتحقق من المستندات الإلكترونية هو أنه يمكن أن يكون مكلفا ومعقدا. ويتطلب التحقق من الوثائق الإلكترونية تنفيذ تكنولوجيات محددة وتدريب الموظفين على استخدام هذه التكنولوجيات. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتطلب التحقق من المستندات الإلكترونية الاستثمار في الأجهزة والبرامج المتخصصة.

تقدم OpenKM برنامجا تنافسيا وسهل الاستخدام لإدارة المستندات ، والذي يتضمن تطبيقا للتحقق من المستندات الإلكترونية لرمز QR code الاستجابة السريعة. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال منصة التدريب عبر الإنترنت OpenKM Academy ، يمكن للموظفين بسرعة وسهولة وبالسرعة التي تناسبهم تعلم كيفية استخدام وظائف النظام ، بما في ذلك التحقق من إصدار المستندات الإلكترونية ، وذلك بفضل قارئ رمز  QR code readerالاستجابة السريعة.

عيب آخر للتحقق من الوثائق الإلكترونية هو أنه يمكن أن يتطلب تعاون أصحاب المصلحة المتعددين. وقد يتطلب التحقق من الوثائق الإلكترونية تعاون مالكي المستندات الإلكترونية ومقدمي خدمات التكنولوجيا وسلطات التصديق وغيرهم من أصحاب المصلحة المعنيين. ويمكن أن يكون التنسيق بين أصحاب المصلحة هؤلاء معقدا ويمكن أن يؤخر تنفيذ التحقق من الوثائق الإلكترونية.

يتضمن برنامج إدارة المستندات OpenKM وصولا غير مقيد إلى الوثائق كجزء من الترخيص. من بين الموارد المضمنة ، تضمن واجهة برمجة التطبيقات الكاملة تكامل البرنامج مع بقية نظام إدارة المستندات الخاص بالشركة.

يعد التحقق من إصدار المستندات الإلكترونية عن طريق إدخال رمز الاستجابة السريعة  QR code أداة قيمة لضمان صحة المستندات الإلكترونية وسلامتها. رمز الاستجابة السريعة QR code هو رمز شريطي ثنائي الأبعاد يتم مسحه ضوئيا باستخدام هاتف محمول أو جهاز لوحي. عند مسح رمز الاستجابة السريعة QR code ضوئيا ، يمكن الوصول إلى جزء معين من المعلومات ، مثل موقع ويب أو تطبيق. في حالة المستندات الإلكترونية ، يمكن أن يؤدي إدخال رمز الاستجابة السريعة QR code إلى التحقق من الإصدارات وصحة المستند.

يعمل التحقق من إصدار المستندات الإلكترونية عن طريق إدخال رمز الاستجابة السريعة QR code عن طريق التحقق من الإصدار. التحقق من الإصدار هو عملية مقارنة نسختين أو أكثر من المستند لتحديد ما إذا كانت هناك أي اختلافات. يمكن إجراء عملية التحقق من الإصدار باستخدام أدوات متخصصة ، ولكن إدخال رمز الاستجابة السريعة QR code يمكن أن يبسطه ويجعل الوصول إليه أكثر سهولة.

لإجراء فحص إصدار المستندات الإلكترونية عن طريق إدخال رمز الاستجابة السريعة  QR code ، من الضروري تضمين رمز الاستجابة السريعة  QR code في المستند الأصلي وفي كل إصدار من الإصدارات اللاحقة. يجب أن يحتوي رمز الاستجابة السريعة QR code هذا على معلومات محددة ، مثل التاريخ والوقت الرسميين لإنشاء الإصدار CSV، ورمز التحقق الآمن ، ومعلومات المقر الإلكتروني المقابل.

عند مسح رمز الاستجابة السريعة QR code لإصدار أحدث من المستند ضوئيا، يمكن الوصول إلى المعلومات الواردة في الرمز ومقارنتها بالمعلومات الموجودة في رمز الاستجابة السريعة QR code للإصدار الأصلي. إذا تطابقت المعلومات ، فهذا يعني أن الإصدار الأحدث من المستند أصلي ولم يتم تعديله. إذا لم تتطابق المعلومات ، فقد يشير ذلك إلى أن المستند قد تم تغييره أو تزويره.

يعد التحقق من إصدار المستندات الإلكترونية عن طريق إدخال رمز الاستجابة السريعة QR code مفيدا بشكل خاص في الحالات التي تكون فيها صحة المستند وسلامته أمرا بالغ الأهمية. على سبيل المثال ، في التوظيف العام ، والإخطارات الإلكترونية والوثائق الصادرة عن الإدارة العامة ، والتحقق من صحة وسلامة الوثيقة ضرورية لضمان قانونية وشفافية العملية.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام التحقق من إصدار المستندات الإلكترونية عن طريق إدخال رمز الاستجابة السريعة QR code في مجالات أخرى ، مثل التجارة الإلكترونية والمعاملات المالية والعقود القانونية. في هذه الحالات ، يمكن أن يساعد التحقق من صحة المستند وسلامته في منع الاحتيال والتزوير ، وضمان أمن وسرية المعلومات.

لمزيد من المعلومات، لا تتردد في الاتصال بنا.