هل الأتمتة موفر لإنتاجية الأعمال؟

هل الأتمتة موفر لإنتاجية الأعمال؟

 

بقلم دميترو زايتشينكو  في 13 يناير 2023

https://www.openkm.com/blog/is-automation-a-business-productivity-saver.html

هل تريد زيادة الإنتاجية والكفاءة في عملك؟ أنت تفكر، هل الأتمتة موفر لإنتاجية الأعمال؟

في هذه المقالة ، سنساعدك في العثور على إجابة لسؤالك. بعد ذلك ، سنساعدك في اتخاذ أفضل القرارات لتحسين عمليات عملك إلى الأبد.

ما هي أتمتة الأعمال؟

تعمل أتمتة عمليات الأعمال (BPA) على أتمتة سير العمل اليدوي لإزالة أو تقليل الحاجة إلى تخصيص الموارد البشرية للعمليات المتكررة والمهام الروتينية. بدلاً من ذلك ، ستجري الأتمتة عملية باستخدام مشغل معين ، لذلك لا يتعين عليك ذلك.

لذلك ، إذا لم تكن تستخدم بالفعل برنامج أتمتة عمليات الأعمال لتبسيط عملياتك ، فيجب عليك ذلك. يمكن أن توفر لك أتمتة الأعمال الوقت والمال.

6وائد رئيسية لأتمتة الأعمال

فوائد أتمتة سير العمل هائلة. ستجد هنا أهم ستة أسباب يجب أن تفكر فيها في استخدام الأتمتة لإفادة عملك. بالإضافة إلى ذلك ، ستتعلم كيفية توفير الوقت وتحسين الكفاءة.

زيادة الانتاجية

كقائد أعمال ، ستزيد الإنتاجية من خلال أتمتة المهام. إذا كنت تقضي وقتًا أقصر في إدارة عمليات عملك ، فسيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام الأخرى. لذلك ، في النهاية ، سترتفع مستويات الإنتاجية في مجالات أخرى من عملك.

يمكنك تسريع العديد من المهام من خلال إدارة المشاريع وأتمتة التسويق وإدارة سير العمل والأدوات الأخرى ، من تخطيط المشروع إلى اختبار A / B في التسويق. لذلك ، كلما زادت سرعة معالجة طلبات العملاء ، زادت الأعمال التي ستنفذها.

 

توفير الوقت والمال

مع تطور عملك ، يجب أن تأخذ أعضاء جدد في الفريق إذا كنت تعتمد على فريقك للعمل من خلال المهام اليدوية. وهناك المزيد من المهام اليدوية التي يتعين الانتهاء منها. ولكن إذا قمت بأتمتة هذه العمليات ، فسوف تزيد من إنتاجك مع نمو عملياتك. لذلك لن تحتاج إلى توسيع قوتك العاملة. في المتوسط ​​، يمكن أن توفر العمليات الآلية حوالي 360 ساعة كل عام للفريق.

بالإضافة إلى ذلك ، من خلال تنفيذ حلول BPA ، قد تتمكن من تبسيط العمليات الحالية. نتيجة لذلك ، ستقلل التكاليف مع الحفاظ على نفس العمل. علاوة على ذلك ، ليس عليك قضاء الوقت في إصلاح الأخطاء البشرية.

 

توفير تجربة عملاء أفضل

توفر الأتمتة للعملاء تجربة أفضل. يحصل العملاء على اتصال أسرع وشخصي ومخصص أينما كانوا في رحلة العميل.

مع أحدث التطورات في الذكاء الاصطناعي ، يمكنك استخدام روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي للتفاعل مع المشترين أثناء تواجدهم على موقع الويب أو التطبيق الخاص بك. تساعدك روبوتات الدردشة هذه على الإجابة على أسئلة العملاء ومساعدتهم على الشراء دون الحاجة إلى مندوب مبيعات بشري.

تعد Chatbots مفيدة للغاية للمتاجر عبر الإنترنت أو الشركات التي تتلقى الكثير من حركة مرور الويب ولكن ليس لديها الموارد البشرية لإدارة أسئلة العملاء يدويًا.

 

اجعل العمليات أكثر كفاءة

الأتمتة تضيف الكفاءة إلى عملية عملك. دعونا نلقي نظرة على مثال صغير.

افترض أنك مدير فريق مبيعات ، وتشمل وظيفتك مراجعة العملاء المتوقعين القادمين وتخصيصهم لوكلاء مبيعات مختلفين. تستغرق هذه المهمة بضع ساعات كل يوم.

والخبر السار هو أن هذه العملية يمكن أن تكون أكثر كفاءة مع الأتمتة ، وذلك باستخدام المشغلات في CRM أو برنامج التنقيب.

 

توحيد عملياتك

من الصعب إبقاء الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بعمليات عملك. يمكن أن تكون إدارة الوثائق مشكلة. أيضًا ، مع التدفق المنتظم للمدخلات وملاحظات الاجتماع والأصول الأخرى ، قد تظهر مشكلة توثيق عملية الأعمال الفوضوية.

هذه العمليات ليست موحدة. يمكن أن تجعل الأمور إشكالية لجميع المعنيين. بهذه الطريقة ، تساعدك الأتمتة على توحيد العمليات بسهولة عبر العمل بأكمله.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تنظيم العملية الإبداعية بأكملها لجميع المعنيين. سيساعدك على تنظيم سير العمل بشكل أفضل وتتبع التقدم وتوثيقه.

البقاء على رأس الامتثال

من الضروري الامتثال للوائح الحالية مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR). ستجعل الأتمتة من السهل القيام بذلك وتحافظ على احترام عملك.

على سبيل المثال ، يمكنك فقط الاحتفاظ بمعلومات العميل طالما كان ذلك ضروريًا. بعد ذلك ، تحتاج إلى إزالته من نظامك.

باستخدام المشغلات ونظام برمجيات التشغيل الآلي ، يمكنك إزالة معلومات الاتصال تلقائيًا بعد فترة معينة من قائمة البريد الإلكتروني أو قاعدة العملاء وما إلى ذلك. ليست هناك حاجة لتتبع كل عميل متوقع أو عميل محتمل يدويًا.

5 مجالات عمل للأتمتة في عام 2023

ترى مدى قوة تأثير الأتمتة في الأعمال التجارية.

دعونا نستعرض مجالات العمل الرئيسية التي تستحق التشغيل الآلي في الأشهر الأخيرة:

 

أتمتة المالية والمحاسبة

ستؤدي أتمتة وظائف التخطيط المالي والمحاسبة إلى إتاحة الوقت لأشياء أكثر أهمية من الناحية الاستراتيجية للتركيز عليها. يمكنك الحصول على مزيد من الوقت للتحليل والاستراتيجية والتعاون مع الزملاء والشركاء.

يتم التقاط البيانات تلقائيًا ، ولا مزيد من البحث في أميال من جداول البيانات. لا يتعين عليك عمل الفواتير يدويًا لأنها ستتم مطابقتها تلقائيًا مع المستندات ذات الصلة ، كما يتم توجيه الموافقات. سيؤدي استخدام هذه الأتمتة إلى تقليل مخاطر الأخطاء والحفاظ على هدوئك.

 

أتمتة التسويق

بدلاً من الضغط على الزر “إرسال” في كل بريد إلكتروني أو وسائط اجتماعية أو حملة تنشئها يدويًا ، يمكنك أتمتة العديد من العمليات في التسويق.

باستخدام برنامج أتمتة التسويق ، يمكنك أتمتة ما يلي:

• حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني
• سير العمل في CRM
• النشر على وسائل التواصل الاجتماعي
• مهام تحسين محركات البحث
• جهود تسويق المحتوى
• العملاء على متن الطائرة

 

ستساعدك أتمتة التسويق أيضًا على تبسيط إدارة بيانات التسويق والتحليلات وإعداد التقارير. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء تقارير في العديد من أدوات التسويق باستخدام الوظائف الداخلية.

إذا كنت تعمق في تحليلات التسويق ، فأنت ترغب في استخدام أدوات التحليل والتصور. باستخدام أداة تصور البيانات مثل Tableau للوحات معلومات التسويق الخاصة بك ، يمكنك توفير الوقت و Tableau في Excel . يساعدك هذا في الحصول على نظرة عامة مفصلة عن الأنشطة التسويقية وتحديث بيانات التسويق تلقائيًا والمزيد.

 

أتمتة خدمة العملاء

تخيل أنك بحاجة للإجابة على كل سؤال ، على سبيل المثال ، “كيف يمكنني إعادة تعيين كلمة المرور الخاصة بي؟” هنا يمكن أن تأتي المساعدة من العديد من برامج التشغيل الآلي للخدمة ، مثل روبوتات الدردشة ، واقتراحات الأسئلة الشائعة التلقائية ، والوثائق المدعومة بالذكاء الاصطناعي ، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنها تطلق وكلاء خدمة العملاء ، مما يساعد العملاء على التنقل في مواقف الخدمة الأكثر تعقيدًا.

يمكن لأتمتة الخدمة من الجيل التالي الاستفادة من الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء للتنبؤ بأحداث الخدمة وتصحيحها من خلال القنوات الرقمية. من خلال هذا ، يكون لدى العملاء عرض إجمالي لنشاط الخدمة لدعم الخدمة الذاتية والمراقبة الآلية.

 

أتمتة الموارد البشرية

يمكن لأنظمة الموارد البشرية أتمتة المهام وتوفير الوقت وتحسين إنتاجية الفريق. يمكنك أتمتة العديد من المهام:

• نشر طلب الوظيفة
• تتبع الاستجابة
• جدولة المقابلات
• صاحب العمل على متن الطائرة وخارجها
• و اكثر

 

باستخدام أنظمة التشغيل الآلي هذه للموارد البشرية ، يمكنك أيضًا تقديم رؤى حول رضا صاحب العمل والإنتاجية والمشاركة.

 

أتمتة المبيعات

تتمثل الطريقة التقليدية لأتمتة عمليات البيع في استخدام أدوات التواصل عبر البريد الإلكتروني وإدارة علاقات العملاء. يساعدك هذا على تحسين إدارة المبيعات وتوفير الوقت في المهام الروتينية المتعلقة بالوصول إلى العملاء المحتملين.

 

باستثناء استخدام هذه الأدوات ، يمكنك المضي قدمًا وتمكين مجالات المبيعات الأخرى.

 

بشكل أساسي ، سيمنحك تمكين أدوات الأتمتة ما يلي:

 

• أفضل تسجيل النقاط وتوليد الرصاص
• تحليلات مبسطة للمبيعات تستلزم التخطيط واتخاذ القرار بشكل أفضل
• تحسين إنتاجية الفريق

أتمتة الأعمال هي توفير

استنادًا إلى المعلومات المقدمة أعلاه ، يمكننا القول أن التشغيل الآلي يوفر لك إنتاجية عملك.

يمكن أن توفر لك أتمتة الأعمال الوقت والموارد في العديد من مجالات عملك ، مما يؤثر على الإنتاجية الإجمالية. يمكن أن يؤدي استخدام الأتمتة أيضًا إلى زيادة الدخل.

نأمل أن تساعدك هذه المقالة على التفكير في الأتمتة في سياق أوسع والبدء في اتخاذ الخطوات الأولى لتبسيط وتحسين عمليات عملك.

 

نبذة عن المؤلف: Dmytro Zaichenko متخصص تسويق في Coupler.io ، وهي خدمة تكامل البيانات. لديه أكثر من عامين من الخبرة في مجال التسويق الرقمي. بصرف النظر عن تجربة تكتيكات التسويق ، فهو معجب كبير بـ NBA.