عندما تفكر مؤسسة ما في تطبيق نظام لإدارة المستندات، يتضح بشكل متزايد أن السؤال الأساسي ليس فقط ”ماذا يفعل البرنامج؟“، بل أيضًا ”ما هو نموذج الترخيص الذي سأستخدمه خلال السنوات القادمة؟“.

في سياق حيث الاتجاه السائد هو ”استئجار“ التكنولوجيا، يقدم OpenKM شيئًا مختلفًا: إمكانية الحصول على ترخيص دائم لمنصة إدارة المستندات الخاصة به.

وهذا يعني أنه بدفع رسوم ترخيص واحدة، تحصل مؤسستك على حق استخدام OpenKM إلى أجل غير مسمى، ضمن بنيتها التحتية الخاصة، دون تواريخ انتهاء صلاحية ودون الاعتماد المباشر على نماذج الترخيص المتغيرة.

ما الذي يقدمه الترخيص الدائم في OpenKM حقًا؟

بعبارات بسيطة، يعني الترخيص الدائم ما يلي:

• دفع رسوم ترخيص لمرة واحدة: تحصل المؤسسة على حق استخدام البرنامج دون حد زمني.

• التحكم الكامل في البيئة: يعمل OpenKM في البنية التحتية الخاصة بك (أو البنية التحتية لمزود من اختيارك)، متكاملًا مع سياسات الأمان والهوية والامتثال الخاصة بك.

تمشيا مع فلسفة OpenKM، يتم استكمال الترخيص الدائم بخدمات إضافية ذات قيمة مضافة:

”من الممكن الحصول على ترخيص دائم، بالإضافة إلى توفير خدمات الاستضافة والصيانة والنسخ الاحتياطي على أساس شهري“، يؤكد غاسبار بالمر، الرئيس التنفيذي لشركة OpenKM.

بمعنى آخر:

• يمكنك شراء الترخيص مرة واحدة.
• وإذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك التعاقد بشكل منفصل على خدمات إضافية، مثل:
  • الاستضافة المدارة.
  • الصيانة والتحديثات.
  • النسخ الاحتياطي والمراقبة.

وبهذه الطريقة، يمكن لنظام إدارة المستندات أن يعمل كأصل استراتيجي حقيقي، دون أن يكون مرتبطًا بأي مزود معين.

حرية الانسحاب إذا اخترت ذلك

تتمثل إحدى أقوى نقاط هذا النهج في قابلية نقل بيئتك بشكل حقيقي:

• إذا قررت في وقت ما تغيير مزود الاستضافة…
• أو إعادة كل شيء إلى خوادمك الخاصة…
• أو نقل الحل إلى بنية تحتية لمزود آخر…

…يمكنك ترحيل بيئة OpenKM بالكامل، بما في ذلك:

• التطبيق.
• قاعدة البيانات ومستودع المستندات.
• البيانات الوصفية والتاريخ والأذونات والتدقيق.
• سير العمل والقوالب وقواعد الأتمتة.

كل هذا دون فقدان المستندات أو حقوق الوصول أو الخدمات في أثناء ذلك.

يقلل هذا النهج بشكل كبير من التبعية للمورد: حتى إذا كنت تعتمد على خدمات الاستضافة أو الصيانة الشهرية، فإن ملكية النظام واستمراريته لا ترتبط بالبنية التحتية التي يعمل عليها. مع OpenKM، يمكنك تغيير مزود الاستضافة عدة مرات كما تشاء، مع الحفاظ دائمًا على منصة إدارة المستندات الخاصة بك سليمة.

سيادة البيانات، اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) والذكاء الاصطناعي داخل نطاقك

أصبحت أنظمة إدارة المستندات عنصراً أساسياً للامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، من خلال مركزية التخزين وإمكانية التتبع والتحكم في الوصول إلى المعلومات.

مع ترخيص OpenKM الدائم الذي يتم نشره في البنية التحتية الخاصة بك أو في بيئة خاصة خاضعة للرقابة، يمكن لمؤسستك:

• تحديد مكان وجود البيانات بالضبط وتحت أي ولاية قضائية.
• تحديد سياسات الاحتفاظ والحذف بما يتوافق مع اللوائح.
• توثيق من يصل إلى كل مستند أو يعدله أو يشاركه بدقة.
• توفير إمكانية التتبع الكامل في عمليات التدقيق: من إنشاء المستند إلى أرشفته أو إتلافه.

يضاف إلى ذلك تأثير الذكاء الاصطناعي المطبق على إدارة المستندات. يتيح OpenKM دمج محركات الذكاء الاصطناعي في البيئات المحلية، بحيث:

• يتم تنفيذ التصنيف التلقائي واستخراج البيانات الوصفية والبحث الدلالي وأتمتة العمليات داخل نطاق أمان المؤسسة.
• لا توجد حاجة لإرسال المستندات الحساسة إلى خدمات خارجية غير شفافة.
• يتم تقليل المخاطر الناجمة عن عمليات نقل البيانات الدولية إلى الحد الأدنى وتسهيل الامتثال للوائح.

يعد الجمع بين الترخيص الدائم + الذكاء الاصطناعي المحلي + سيادة البيانات في OpenKM مناسبًا بشكل خاص للمؤسسات التي تعتبر فيها الوثائق أمرًا بالغ الأهمية: البنوك والرعاية الصحية والقانون والصناعة والإدارة العامة وغيرها.

مثال عملي: استمرارية الأعمال والميزة التنافسية

تخيل مؤسسة حصلت على ترخيص OpenKM دائم وقررت استضافة الحل مع مزود استضافة خارجي – أي مزود يمكن أن يكون خيارًا – يقدم خدمات البنية التحتية والنسخ الاحتياطي وصيانة المنصة.

بمرور الوقت، قد تنشأ عدة مواقف:

• يقرر المزود إيقاف الخدمة.
• تزداد تكاليف البنية التحتية بشكل كبير.
• لم تعد الشروط التعاقدية تنافسية.
• تفرض المتطلبات التنظيمية أو الضريبية تغييرًا.
• أو ببساطة، تقرر المؤسسة تغيير المزود من تلقاء نفسها وبناءً على مصلحتها. إن امتلاك الحرية لا يعني أنه يجب عليك ممارستها، ولكنها دائمًا في متناول يدك.

في العديد من نماذج البرامج، يمكن أن تصبح هذه الأنواع من التغييرات مشكلة خطيرة: إعادة التفاوض الصعبة، أو الاعتماد التكنولوجي، أو في أسوأ الأحوال، الحاجة إلى البدء من الصفر تقريبًا مع حل آخر.

مع OpenKM بموجب ترخيص دائم، يكون السيناريو مختلفًا:

• تظل المؤسسة مالكة لمنصة إدارة المستندات الخاصة بها وبياناتها وجميع التكوينات.
• عند تغيير المزود، تحتاج فقط إلى بيئة استضافة جديدة (مع مزود آخر أو في مركز البيانات الخاص بها) وفترة زمنية قصيرة لإعادة نشر الحل، بفضل الترخيص الدائم الذي تمتلكه بالفعل.
• يمكنها الاستمرار في العمل على الفور دون فقدان المستندات أو الأذونات أو سير العمل أو الخدمات، مما يضمن استمرارية عملياتها وأعمالها دون مشاكل كبيرة. ويمكنها تكرار هذه العملية عدة مرات حسب الضرورة، مما يحافظ على سيادة بياناتها واستقلاليتها واستقلالها، دون أن تكون تحت رحمة أي قرار يتخذه مزود استراتيجي في أي لحظة.

توفر هذه القدرة على نقل الحل بسرعة وأمان ميزة تنافسية واضحة:

• يتم الحفاظ على استمرارية الأعمال، حتى في مواجهة القرارات الأحادية الجانب من قبل مزود الاستضافة.
• يمكن للمؤسسة دائمًا اختيار الخيار الأكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة، دون أن تكون مرتبطة بزيادات الأسعار أو تغير الظروف.
• يتم دمج منصة إدارة المستندات كأصل مستقر وقابل للنقل، يتوافق تمامًا مع استراتيجية الشركة طويلة الأجل.

 

الترخيص الدائم في OpenKM: التزام بالتحكم الاستراتيجي

اختيار ترخيص دائم لنظام إدارة المستندات الخاص بك ليس مجرد قرار مالي؛ إنه قرار استراتيجي:

• الملكية طويلة الأمد لأساسيات الوثائق الخاصة بالمنظمة.
• إمكانية دمجه مع الخدمات الشهرية للاستضافة والصيانة والنسخ الاحتياطي، دون التخلي عن التحكم في النظام.
• حرية تغيير مزود البنية التحتية عدة مرات حسب الضرورة، دون فقدان المستندات أو الوصول أو الخدمات.
• القدرة على دمج الذكاء الاصطناعي والامتثال التنظيمي ضمن نطاقك الخاص، مما يعزز سيادة البيانات والتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

إذا كنت تعيد التفكير في كيفية إدارة العقود أو السجلات أو الوثائق التجارية أو غيرها من المعلومات الهامة، فإن الجمع بين OpenKM + الترخيص الدائم يتيح لك بناء نظام مستقر وقابل للنقل، جاهز للنمو جنبًا إلى جنب مع مؤسستك.

الخطوة المنطقية التالية؟ اطلب عرضًا توضيحيًا وقم بتقييم مدى ملاءمة نموذج الترخيص الدائم هذا لاستراتيجيتك الخاصة بسيادة البيانات والامتثال التنظيمي ودمج الذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة المستندات الخاصة بك.

كتبه غاسبار بالمر في 1 ديسمبر 2025 (original english version)

لمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بنا من خلال النقر على الرابط التالي : الاتصال بـ OpenKM

للبقاء على اطلاع بأحدث أخبارنا، تابعونا جميعًا على لينكد إن. انقروا على الرابط التالي: LinkedIn