اكتشف كيف يمكن أن يساعدك OpenKM في أتمتة العمليات وضمان الامتثال وتحسين كفاءة فريقك. اتصل بنا للحصول على عرض توضيحي مخصص

تعمل تقنية الذكاء الاصطناعي على تغيير مكان العمل، وأحد المجالات التي يظهر فيها تأثيرها بشكل واضح هو إدارة المستندات. يتعين على المؤسسات اليوم التعامل مع كميات هائلة من البيانات والمستندات التي يتم إنشاؤها طوال دورة حياة كل عضو في المؤسسة. من التوظيف إلى إنهاء الخدمة، تتضمن كل مرحلة من مراحل عملية الموارد البشرية التعامل مع معلومات حساسة ومتكررة معرضة للخطأ البشري. وهنا يأتي دور أدوات الذكاء الاصطناعي.

OpenKM كحل شامل لإدارة المستندات

بالنسبة للمؤسسات التي تسعى إلى تطبيق مزايا الذكاء الاصطناعي على إدارة مستنداتها، يعد OpenKM منصة مثالية. يتيح هذا الحل – المتوفر محليًا وعلى السحابة أيضًا – تجميع جميع مستندات التوظيف في بيئة آمنة ومرنة وقابلة للتطوير. بفضل توافقه مع أدوات أتمتة العمليات الروبوتية وأنظمة التوقيع الرقمي وتقنيات التوقيع اليدوي عن بُعد (مفيدة بشكل خاص للموقعين الذين لا يملكون شهادة رقمية)، يتيح OpenKM تنفيذ سير عمل رقمي بالكامل وخالي من الأوراق.

بالإضافة إلى ذلك، يتضمن OpenKM ميزات متقدمة لمعالجة المستندات، مثل OCR والقواعد الآلية وأنظمة البحث الذكية، والتي تسهل استخراج البيانات واكتشاف المهام اليدوية غير الضرورية والقضاء على التكرار. وهذا يحول سير العمل الإداري ويحسن إدارة كل مرحلة من مراحل دورة حياة الموظف.

خدمات التدريب لجميع ملفات تعريف المستخدمين

أحد العوامل الرئيسية التي تميز OpenKM هو تركيزه على تجربة كل من الموظفين وجميع مستخدمي النظام. من خلال خدمات التدريب التي تقدمها عبر منصة OpenKM Academy، توفر الشركة برامج تدريبية مصممة خصيصًا لمختلف الملفات الشخصية — من المستخدمين التشغيليين إلى مسؤولي النظام. وهذا يضمن سلاسة عملية التبني، ويعزز استقلالية الفريق، ويقلل من التدخل البشري في العمليات التي يمكن أتمتتها. وبهذه الطريقة، تتحسن الإنتاجية، ويتم تحقيق قيمة مضافة أكبر للمؤسسة.

فيما يلي، بدعم من OpenKM، نستكشف خمسة استخدامات عملية تحسن فيها الذكاء الاصطناعي الكفاءة وتؤتمت المهام المتكررة وتُحسّن إدارة وثائق التوظيف:

1. التصنيف التلقائي للوثائق

أحد التحديات الرئيسية في إدارة المعرفة في مجال الموارد البشرية هو الحفاظ على تنظيم وثائق الموظفين. بفضل معالجة اللغة الطبيعية (NLP) والتعلم الآلي، يمكن للأنظمة الحالية تحليل البيانات وتصنيف الوثائق حسب النوع (العقود، الشهادات، كشوف الرواتب، النماذج، إلخ) دون تدخل بشري. تقلل هذه الأتمتة الذكية من الوقت المستغرق في المهام الإدارية وتحسن دقة حفظ المعلومات ذات الصلة.

2. استخراج البيانات من السير الذاتية والنماذج

تتضمن عملية التوظيف تحليل العديد من السير الذاتية والطلبات. بفضل الأدوات المزودة بقدرات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) واستخراج البيانات، يمكن لأنظمة الذكاء الاصطناعي قراءة المستندات غير المنظمة واستخراج البيانات الأساسية (الخبرة والتعليم والمهارات وغيرها) وإدخالها في قواعد بيانات أو أنظمة الموارد البشرية. توفر هذه الوظيفة الوقت وتؤدي إلى أتمتة المهام وتعزز إنتاجية فرق التوظيف، مما يتيح لها التركيز على تطوير وإدارة فرص عمل ذات قيمة أعلى.

3. اكتشاف النسخ المكررة والقديمة

في العديد من أنظمة تخزين المستندات، من الشائع العثور على ملفات مكررة أو قديمة. يمكن لتطبيقات الذكاء الاصطناعي تحديد المستندات بناءً على البيانات الوصفية أو المحتوى المتكرر أو التطابقات الدلالية لتمييز النسخ المكررة المحتملة. وهذا يحسن جودة مستودع المستندات ويقلل بشكل كبير من مخاطر الأخطاء أو الالتباس في عمليات مثل المراجعات القانونية أو عمليات التدقيق.

4. تنبيهات انتهاء العقود والمواعيد النهائية القانونية

يُستخدم الذكاء الاصطناعي أيضًا في التحليل التنبئي وإنشاء التنبيهات التلقائية. على سبيل المثال، يمكنه مراقبة صلاحية عقود العمل والشهادات والتجديدات الطبية والتصاريح أو التراخيص، وإنشاء إشعارات قبل انتهاء صلاحيتها. وهذا أمر بالغ الأهمية لضمان الامتثال القانوني وتحسين تجربة كل من الموظفين وقسم الموارد البشرية، حيث يمنع فرض الغرامات ويؤدي المهام المتكررة تلقائيًا.

5. أتمتة سير العمل في العمليات الرئيسية

أخيرًا، يتيح الذكاء الاصطناعي أتمتة سير العمل بالكامل فيما يتعلق بالوثائق، بدءًا من إنشاء العقود وحتى إدارة التوقيعات. من خلال التكامل مع أنظمة التوقيع الرقمي والمنصات السحابية، يمكن تحويل سير العمل والتخلص من الحاجة إلى طباعة الوثائق أو نقلها فعليًا. وهذا يزيد من الكفاءة ويقلل من العمل اليدوي ويحسن رضا الموظفين من خلال توفير عمليات أكثر حداثة وسهولة في الاستخدام.

اعتبارات نهائية

لا يؤدي تطبيق أتمتة العمليات من خلال الذكاء الاصطناعي إلى أتمتة المهام المتكررة فحسب، بل يعزز أيضًا الإنتاجية ويحسن الإدارة ويزيد من الكفاءة في إدارة مستندات التوظيف. بفضل معالجة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن للشركات الاستفادة من البيانات التاريخية وتقليل المهام اليدوية وتوليد قيمة مضافة في عملياتها التجارية.

مع تزايد سهولة الوصول إلى أفضل الأدوات، سيتمكن المزيد من المؤسسات من اعتماد هذا النوع من الأتمتة الذكية للتكيف مع بيئة العمل المتطورة باستمرار. يمكن أن يؤدي الاختيار من بين الأدوات المتنوعة المتاحة إلى إحداث فرق حقيقي في تحسين تجربة الموظفين وضمان تنافسية الأعمال.

من المهم التأكيد على أن الذكاء الاصطناعي لا يحل محل المهنيين، بل يقلل من التدخل البشري في المهام منخفضة القيمة ويحرر الموارد لإنشاء المحتوى ووضع الاستراتيجيات والابتكار. الاستثمار في هذه التكنولوجيا هو استثمار في مستقبل مستنداتك ومنظمتك.

هل ترغب في تحسين إدارة مستندات التوظيف الخاصة بك؟

اكتشف كيف يمكن أن يساعدك OpenKM في أتمتة العمليات وضمان الامتثال وتحسين كفاءة فريقك. اتصل بنا للحصول على عرض توضيحي مخصص وابدأ في تحويل إدارة المستندات الخاصة بك اليوم.

كتبته آنا كانتيلي في 15 مايو 2025 (original english version)

لمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بنا من خلال النقر على الرابط التالي : الاتصال بـ OpenKM

للبقاء على اطلاع بأحدث أخبارنا، تابعونا جميعًا على لينكد إن. انقروا على الرابط التالي: LinkedIn