إدارة المستندات باستخدام الذكاء الاصطناعي

مستقبل إدارة المستندات مدفوع بالذكاء الاصطناعي، الذي يتيح أتمتة العمليات واستخراج المعلومات الذكي وتحسين العمليات. في OpenKM، نسعى جاهدين لتحسين تجربة المستخدم وتقديم حلول مخصصة تلبي الاحتياجات الخاصة لكل مؤسسة.

شهدت إدارة المستندات تحولًا كبيرًا مع دمج الذكاء الاصطناعي (AI). فقد ساهمت هذه التكنولوجيا في تحسين العمليات وزيادة الكفاءة التشغيلية وتقليل الأخطاء البشرية في إدارة المستندات. في هذه المقالة، سوف نستكشف كيف يحدث الذكاء الاصطناعي ثورة في أنظمة إدارة المستندات، والمزايا التي يقدمها، والتطبيقات العملية التي تشكل مستقبل إدارة المستندات.

الذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات

يعتمد الذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات على خوارزميات متقدمة وتعلم آلي لتحسين تصنيف المستندات وأرشفتها واستخراج البيانات. وقد مكنت هذه التطورات أنظمة إدارة المستندات من التعامل مع كميات كبيرة من البيانات بكفاءة، وتحسين العمليات وأتمتة المهام المتكررة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأنظمة الحديثة أن تعمل بأي لغة، بما في ذلك العربية والفارسية، مما يوسع نطاق تطبيقها في البيئات متعددة الثقافات والمؤسسات العالمية.

مزايا دمج الذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات

أتمتة العمليات

يتيح الذكاء الاصطناعي أتمتة العمليات من خلال أنظمة يمكنها تحليل المستندات وتنظيمها دون تدخل يدوي. وهذا لا يحسن الكفاءة التشغيلية فحسب، بل يقلل أيضًا من الأخطاء البشرية ويقلل الوقت المستغرق في تصنيف المستندات وأرشفتها.

استخراج البيانات

تعد الاستخراج الذكي للبيانات أحد أكبر مزايا الذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات. باستخدام تقنيات معالجة اللغة الطبيعية والتعلم الآلي، يمكن لهذه الأنظمة استخراج المعلومات ذات الصلة من كميات كبيرة من البيانات، مما يسهل اتخاذ القرارات الاستراتيجية والوصول السريع إلى المعلومات الأساسية.

علاوة على ذلك، يمكن لهذه الأنظمة قراءة واستخراج النصوص المكتوبة بخط اليد بدقة أعلى من بعض حلول التقاط البيانات التجارية التي تعتمد على تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء

تساعد أتمتة العمليات واستخراج البيانات الذكي على تقليل الأخطاء البشرية في إدارة المستندات. وهذا يضمن دقة واتساق المعلومات ذات الصلة، مما يؤدي إلى تحسين عمليات الإدارة وجودة البيانات.

مزايا إضافية

• يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة تحليلية لتحديد المعلومات التي يبحث عنها الموظفون داخل نظام المستندات. وهذا يمكن أن يوفر رؤى قيمة لتحسين هيكل المستندات وتعزيز إمكانية الوصول إلى المعلومات.
• تقليل عدد الموظفين أو إعادة توزيعهم على مهام ذات قيمة أعلى. من خلال التخلص من المهام المتكررة والتشغيلية، يمكن للشركات تحسين مواردها البشرية. (في هذا السياق، لا تنتمي هذه المهام إلى ”سلسلة القيمة“ للأعمال، لأنها لا تساهم بشكل مباشر في توليد الإيرادات أو التمييز التنافسي).
• تقليل التكاليف التشغيلية، حيث تقلل الأتمتة من الحاجة إلى التدخل اليدوي في العمليات الإدارية.

التطبيقات العملية للذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات

التصنيف والأرشفة التلقائية

يمكن لأنظمة المستندات الذكية تصنيف المستندات وأرشفتها تلقائيًا بناءً على محتواها وبياناتها الوصفية. وهذا يسهل الوصول السريع إلى المعلومات ذات الصلة ويحسن تنظيم المستندات داخل الشركات.

معالجة المستندات في الفواتير

يستخدم الذكاء الاصطناعي على نطاق واسع في إصدار الفواتير واستخراج المعلومات ذات الصلة من الفواتير والعقود والمستندات المالية الأخرى. وهذا يساعد على تحسين عمليات المحاسبة وتقليل أخطاء إدخال البيانات.

البحث المتقدم واسترجاع المعلومات

يعزز الذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات قدرات البحث داخل أنظمة إدارة المستندات، مما يتيح إجراء عمليات بحث متقدمة بناءً على معنى وسياق الاستعلامات. وهذا يسهل استرجاع مستندات محددة واستخراج البيانات.

OpenKM: حل متقدم لإدارة المستندات مدعوم بالذكاء الاصطناعي

OpenKM هي منصة رائدة لإدارة المستندات تدمج الذكاء الاصطناعي لتحسين العمليات الرئيسية وأتمتتها. تتيح تقنيتها المتقدمة استخراج البيانات والتصنيف التلقائي ومعالجة المستندات بكفاءة.

• عملية تصنيف المستندات التلقائية: تستخدم OpenKM الذكاء الاصطناعي التوليدي لتصنيف المستندات دون تدخل يدوي، مما يحسن الكفاءة التشغيلية.
• استخراج البيانات الذكي: تستخرج وحدة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المتقدمة البيانات من أي نوع من المستندات، بما في ذلك النصوص المكتوبة بخط اليد، وتدمجها في النظام، مما يؤدي إلى تبسيط عمليات المستندات.
• التكامل مع محركات الذكاء الاصطناعي: يتيح OpenKM التكامل مع محركات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT و DeepSeeK. حاليًا، تم تنفيذ وظائف مثل التلخيص التلقائي واستخراج البيانات الوصفية والبحث المتقدم (المحتمل) لتحسين الوصول إلى المعلومات.

التأثير الإيجابي في مختلف القطاعات

يتجلى التأثير الإيجابي للذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات في العديد من القطاعات:

• في قطاع الرعاية الصحية، تُستخدم أنظمة الإدارة الذكية لمراجعة المستندات تلقائيًا، وتحديد الأنماط، وتحسين جودة الوثائق الطبية.
• في القطاع القانوني، عمل الذكاء الاصطناعي على تحسين إدارة الوثائق القضائية، مما أدى إلى تقليل وقت معالجة القضايا بشكل كبير.
• في المجالين المالي والإداري، عززت أتمتة المستندات الكفاءة في إصدار الفواتير وإدارة العقود والامتثال للوائح التنظيمية.

اعتبارات التنفيذ

على الرغم من أن الذكاء الاصطناعي في إدارة المستندات يوفر العديد من المزايا، إلا أنه من الضروري مراعاة جوانب مثل أمن البيانات والامتثال للوائح التنظيمية. يجب على الشركات التأكد من أن أنظمة الذكاء الاصطناعي التي تستخدمها تحمي سرية المعلومات وتلتزم باللوائح المعمول بها.

الخلاصة

يتم تحديد مستقبل إدارة المستندات بواسطة الذكاء الاصطناعي، مما يتيح أتمتة العمليات واستخراج المعلومات الذكي وتحسين العمليات.

مع استمرار تطور التقنيات، ستشهد الشركات التي تتبنى أنظمة إدارة المستندات الذكية هذه تحسينات كبيرة في الكفاءة التشغيلية واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

في OpenKM، نسعى جاهدين لتحسين تجربة المستخدم وتقديم حلول مخصصة تلبي الاحتياجات الخاصة لكل مؤسسة.

إذا كنت مهتمًا بالارتقاء بإدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في شركتك إلى المستوى التالي، فاتصل بنا اليوم واكتشف كيف يمكن لـ OpenKM مساعدتك في تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء وتحسين الوصول إلى المعلومات.

كتبته آنا كانتيلي في 7 فبراير 2025 (original english version)

لمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بنا من خلال النقر على الرابط التالي : الاتصال بـ OpenKM

للبقاء على اطلاع بأحدث أخبارنا، تابعونا جميعًا على لينكد إن. انقروا على الرابط التالي: LinkedIn