كيفية التغلب على مقاومة الموظفين للتغيير في مكان العمل لبرنامج نظام إدارة المستندات

| أغسطس 4, 2023 | عام | لا توجد تعليقات

كيفية التغلب على مقاومة الموظفين  للتغيير في مكان العمل لبرنامج نظام إدارة المستندات

كتب مروان مطر في 25 يوليو، 2023

https://www.openkm.us/blog/overcoming-employees-resistance-to-change-in-the-workplace-for-dms-software.html

دعونا نبدأ بطرح سؤال عام: لماذا يخشى الموظفون التغييرات في مكان العمل؟

قد يخشى الموظفون التغييرات في مكان العمل لأسباب مختلفة. فيما يلي بعض العوامل الشائعة التي تساهم في مقاومة الموظفين والخوف من التغيير وفقا لمقال Springer “ردود الفعل تجاه التغيير التنظيمي: مراجعة منهجية للأدبيات” 1

أ. عدم اليقين: غالبا ما يجلب التغيير عنصرا من عدم اليقين ، وقد يخشى الموظفون المجهول. قد يقلقون بشأن كيفية تأثير التغيير على مسؤولياتهم الوظيفية وروتين العمل والعلاقات مع الزملاء والأمن الوظيفي بشكل عام. يمكن أن يؤدي عدم اليقين إلى القلق والمقاومة2.

ب. فقدان الكفاءة: عندما يصبح الموظفون بارعين في مهامهم وعملياتهم الحالية ، فإنهم يطورون إحساسا بالكفاءة والإتقان. يمكن أن يؤدي إدخال نظام أو برنامج جديد إلى تعطيل هذه الألفة وجعل الموظفين يشعرون بعدم الكفاءة أو عدم اليقين من قدراتهم. يمكن أن يؤدي فقدان الكفاءة هذا إلى الخوف والمقاومة3.

ج. الخوف من الفشل: قد يقلق الموظفون بشأن قدرتهم على التكيف مع التغييرات بنجاح. قد يخشون ارتكاب الأخطاء ، أو عدم القدرة على تلبية توقعات الأداء ، أو التخلف عن الركب إذا لم يتمكنوا من مواكبة التكنولوجيا أو العمليات الجديدة. هذا الخوف من الفشل يمكن أن يعيق قبولهم للتغيير4.

د. تعطيل الروتين: البشر مخلوقات من العادة ، ويمكن للتغييرات أن تعطل الروتين والأنماط المعمول بها. قد يشعر الموظفون بالراحة مع سير العمل والأدوات والأنظمة الحالية. يتطلب تقديم شيء جديد منهم تعديل عاداتهم وتعلم طرق جديدة للقيام بالأشياء ، والتي يمكن أن تكون مقلقة وتواجه مقاومة.

ه. فقدان السيطرة: غالبا ما ينطوي التغيير على التخلي عن مستوى معين من السيطرة على بيئة العمل أو العمليات. قد يشعر الموظفون أن استقلاليتهم وسلطتهم في صنع القرار مهددة بالتغييرات. يمكن أن يؤدي فقدان السيطرة هذا إلى المقاومة والخوف من المجهول1.

و. التجارب السلبية السابقة: إذا كان لدى الموظفين تجارب سلبية مع التغييرات السابقة في مكان العمل ، مثل تسريح العمال أو إعادة التنظيم أو تطبيقات غير ناجحة للأنظمة الجديدة ، فقد يطورون خوفا أو شكا تجاه التغييرات المستقبلية. التجارب السابقة السلبية يمكن أن تجعل الموظفين يقاومون ويتخوفون من المبادرات الجديدة 5.

ز. نقص المعلومات والتواصل: يمكن أن يساهم التواصل غير الكافي حول الأسباب الكامنة وراء التغيير والنتائج المتوقعة وخطة التنفيذ في خوف الموظفين. عندما يشعر الموظفون بأنهم تركوا في الظلام أو غير متأكدين من الغرض من التغيير وتأثيره، يمكن أن يولد المقاومة والقلق6.

ح. التفضيلات الشخصية ومناطق الراحة: قد يفضل بعض الموظفين ببساطة الوضع الراهن أو يشعرون بالراحة مع الطريقة التي تسير بها الأمور. قد يقاومون التغيير لأنه يتحدى تفضيلاتهم الشخصية أو يعطل مناطق الراحة الخاصة بهم. يمكن أن يكون الخوف من الخروج من مناطق الراحة الخاصة بهم عاملا مهما في المقاومة7.

من المهم للمؤسسات الاعتراف بهذه المخاوف والمخاوف ومعالجتها عند تنفيذ التغييرات. يمكن أن يساعد التواصل المفتوح والشفاف ، وتقديم الدعم والتدريب ، وإشراك الموظفين في عملية صنع القرار في التخفيف من هذه المخاوف وزيادة قبول التغيير في مكان العمل.

التغلب على مقاومة الموظفين للتغيير في مكان العمل لبرامج نظام إدارة المستندات

غالبا ما يتطلب تقديم برنامج جديد ، مثل OpenKM ، من الموظفين التكيف مع التغيير. إن التغلب على مقاومة التغيير أمر بالغ الأهمية للتنفيذ والتبني الناجحين. فيما يلي بعض الاستراتيجيات لمساعدتك في معالجة مقاومة الموظفين لبرنامج برنامج نظام إدارة المستندات DMS في مكان العمل وفقا لمقالة Paycor Resources “التغلب على مقاومة الموظف للتغيير في مكان العمل” 8.

  1. توصيل الفوائد: توضيح مزايا تنفيذ برنامج نظام إدارة المستندات بوضوح. اشرح كيف ستعمل على تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء وتعزيز التعاون وتوفير الوقت والموارد. التأكيد على التأثير الإيجابي الذي سيحدثه على عمل الموظفين والمنظمة ككل.
  2. إشراك الموظفين في العملية: إشراك الموظفين في وقت مبكر في عملية صنع القرار. اطلب مدخلاتهم وتعليقاتهم حول اختيار برنامج نظام إدارة الوثائق. إشراكهم من البداية يساعد على خلق شعور بالملكية ويقلل من المقاومة. ضع في اعتبارك تشكيل فريق متعدد الوظائف لتقديم رؤى واختبار البرنامج ومعالجة المخاوف.
  3. توفير التدريب والدعم: تقديم برامج تدريبية شاملة لضمان شعور الموظفين بالثقة والقدرة على استخدام البرنامج الجديد. توفير جلسات تدريبية عملية وبرامج تعليمية وأدلة مستخدم وموارد عبر الإنترنت. قدم الدعم المستمر من خلال مكاتب المساعدة ومنتديات المستخدمين وموظفي تكنولوجيا المعلومات المتفانين الذين يمكنهم معالجة الأسئلة والمشكلات على الفور.
  4. معالجة الشكوك والمخاوف: من الواضح أن المقاومة غالبا ما تنبع من المخاوف والاهتمامات بشأن تأثير التغيير. خلق بيئة مفتوحة حيث يشعر الموظفون بالراحة في التعبير عن مخاوفهم. عالج مخاوفهم بالتعاطف وقدم المعلومات والطمأنينة. تسليط الضوء على قصص النجاح من المتبنين الأوائل لإظهار نتائج إيجابية.
  5. تقديم الحوافز والتقدير: ضع في اعتبارك تقديم حوافز أو مكافآت للموظفين الذين يتبنون برنامج نظام إدارة المستندات الجديد (DMS) ويشاركون بنشاط في عملية الانتقال. يمكن أن يأتي الاعتراف في شكل تقدير عام أو مكافآت أو فرص تطوير وظيفي. احتفل بالمعالم والنجاحات لخلق جو إيجابي حول التغيير.
  6. تعزيز ثقافة التعلم المستمر: تشجيع عقلية النمو وثقافة التعلم المستمر داخل المنظمة. تسليط الضوء على أهمية تبني التغيير والتكيف مع التقنيات الجديدة. توفير الفرص للموظفين لتعزيز مهاراتهم والبقاء على اطلاع على أحدث ميزات وقدرات برنامج DMS.
  7. القيادة بالقدوة: يلعب القادة والمديرون دورا حاسما في قيادة التغيير. أظهر التزامك ببرنامج DMS الجديد من خلال استخدامه بنشاط وتسليط الضوء على فوائده. شجع الحوار المفتوح ، وعالج المخاوف ، وكن مستجيبا للتعليقات. من خلال القيادة بالقدوة ، يمكنك إلهام الموظفين لتبني التغيير.
  8. مراقبة التقدم وإجراء التعديلات: المراقبة المستمرة لاعتماد واستخدام برنامج DMS. جمع الملاحظات من الموظفين ومعالجة أي تحديات أو قضايا على الفور. تحليل بيانات الاستخدام لتحديد مجالات التحسين وتوفير تدريب أو دعم إضافي حسب الحاجة.

تذكر أن التغلب على مقاومة التغيير يستغرق وقتا وجهدا. كن صبورا ، واستمع إلى مخاوف الموظفين ، وقم بتكييف استراتيجياتك بناء على ملاحظاتهم. من خلال إشراك الموظفين وتقديم الدعم والتأكيد على الفوائد ، يمكنك زيادة القبول والتنفيذ الناجح لبرنامج DMS في مكان العمل.

المراجع:

  1. Reactions towards organizational change: a systematic literature review
    https://link.springer.com/article/10.1007/s12144-022-03070-6#Bib1
  2. Emotional Reactions to Change in the Workplace
    https://changemanagementinsight.com/emotional-reactions-to-change-in-the-workplace/
  1. Four Causes of Workplace Incompetence
    https://www.gavelintl.com/four-causes-of-workplace incompetence/#:~:text=Understanding%20Incompetence%20in%20the%
    20Workplace,do%3B%20they%20are%20considered%20competent    .
  2. 7 ways to overcome fear of failure and move forward in life
    https://www.betterup.com/blog/how-to-overcome-fear-of-failure
  3. Organizational Downsizing, Work Conditions, and Employee Outcomes: Identifying Targets for Workplace Intervention among Survivors
    https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC7037986/
  4. When Change Causes Stress: Effects of Self-construal and Change Consequences
    https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4856724/
  5. The Psychology of Resistance to Change: The Antidotal Effect of Organizational Justice, Support and Leader-Member Exchange
    https://www.frontiersin.org/articles/10.3389/fpsyg.2021.678952/full
  6. Overcoming Employee Resistance to Change in the Workplace
    https://www.paycor.com/resource-center/articles/overcoming-employee-resistance-to-change-in-the-workplace/#Handle_Employee_Resistance_in_Every_Aspect