برنامج إدارة مستندات متعدد الاستخدامات لكل الشركات
برنامج إدارة مستندات متعدد الاستخدامات لكل الشركات
بقلم آنا كانتيلي في 2 يونيو 2023
https://www.openkm.com/blog/versatile-document-management-software-for-every-organization.html
يعد برنامج OpenKM لإدارة المستندات متعدد الاستخدامات بما يكفي للتكيف مع احتياجات كل مؤسسة ، بغض النظر عن القطاع أو حجم الشركة.
الدعم والمساعدة طوال دورة حياة المشروع
عندما تختار شركة جديدة OpenKM ، يظل فريقنا متاحًا للرد على أي أسئلة أو اقتراحات قد تطرأ خلال دورة حياة المشروع. نحن ملتزمون بتقديم الدعم المستمر.
التغلب على تحديات التنفيذ
نحن ندرك أن مشاريع التنفيذ غالبًا ما تتضمن تحديات مثل تعقيد الترحيل وتحديد هياكل الملفات وتكامل النظام والصيانة والتحديث المستمر. لمعالجة هذه المشكلات ، تقدم OpenKM مجموعة من المنتجات والخدمات المرتبطة بتراخيص البرامج. يتيح ذلك للموظفين الفنيين للعميل الاستفادة من دعم OpenKM أو تعاونه أو حتى أداء المهام الفنية الكاملة. كما نقدم دورات تدريبية متخصصة من خلال منصة التعلم الإلكتروني الخاصة بنا ، OpenKM Academy .
البدء على نطاق صغير وتوسيع النطاق
تختار العديد من الشركات والمؤسسات أن تبدأ صغيرة في البداية. يقوم البعض بإعداد التثبيت لتلقي واردات المستندات بناءً على خطة إدارة المستندات الجديدة الخاصة بهم ، بينما يقوم البعض الآخر بدمج المستندات يدويًا ، مثل مسح المستندات التاريخية في حالة حفظ معرضة للخطر. في كلتا الحالتين ، يمكن للمستخدمين استخدام جميع وظائف OpenKM.
تجربة مستخدم مخصصة
تضمن سياسة أمان النظام قيام المسؤولين بإنشاء ملفات تعريف مستخدم مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات محددة. يمكن للمستخدمين الوصول إلى نسخة مخصصة من OpenKM ، باستخدام وظائف قياسية تتكيف مع موقعهم أو منطقة عملهم.
التعاون ومراقبة الوثائق
بناءً على إلمامهم بمهامهم ، يمكن للمستخدمين حفظ المستندات في مسار المستودع المناسب. تم تصميم OpenKM لتسهيل العمل الجماعي والتحكم في المستندات. بمجرد تحميل المستند ، يمكن الوصول إليه والتلاعب به من قبل مستخدمين آخرين.
الإخطارات والاشتراكات
يمكن للشخص الذي قام بتحميل مستند إخطار الزملاء أو مجموعات مستخدمين محددة لمواصلة دورة حياة المستند داخل OpenKM. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين الاشتراك في مستندات أو مجلدات محددة تهمهم ، وتلقي إشعارات تلقائية بالبريد الإلكتروني من OpenKM.
سياسة الأمان متعدد المستويات
توفر سياسة أمان OpenKM تحكمًا دقيقًا في المستوى. يمكن تحديد سياسات الأمان المخصصة لكل عقدة (على سبيل المثال ، مجلد أو سجل أو بريد إلكتروني أو مستند). يسمح ذلك بالتحرير الفعال للمستند والتحكم في الإصدار ، إما عن طريق تحديث نص الملف أو من خلال البيانات الوصفية.
البيانات الوصفية وإمكانية البحث
يمكن للمستخدمين تعيين مجموعات بيانات التعريف للملفات وتحديث قيم حقل البيانات الوصفية وإنشاء إصدارات جديدة من المستندات. لتحسين إدارة المستندات ، يدعم OpenKM استخدام الكلمات الأساسية أو الفئات. يعمل هذا على تبسيط عملية استرجاع مجموعات المستندات ، بغض النظر عن مكانها داخل المستودع.
إقامة علاقات وثيقة
ميزة أخرى مفيدة هي القدرة على تحديد العلاقات بين العقد داخل OpenKM. تعمل هذه الوظيفة على تبسيط تتبع المستندات وإدارتها ، مما يتيح للمستخدمين تتبع الأصل والاتصال بين المستندات ذات الصلة.
قوالب الكفاءة
يقدم OpenKM قوالب لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء. تصبح المهام الروتينية أكثر كفاءة من خلال حفظ أنواع المستندات ، وهياكل المجلدات المطلوبة ، وتصميمات البريد الإلكتروني المحددة مسبقًا كقوالب.
الميزات المتقدمة والتدريب
يوفر برنامج إدارة المستندات ميزات متقدمة ، بما في ذلك التشغيل الآلي ومهام سير العمل والتعرف الضوئي على الأحرف. يقوم الموظفون الفنيون عادةً بتحديد هذه الوظائف وتكوينها. تقدم OpenKM Academy دورات معتمدة للمسؤولين وإدارة سير العمل والمطورين لمساعدة المستخدمين على الاستفادة من هذه الميزات المتقدمة.
خاتمة
في هذه المقالة ، اكتشفنا حالة استخدام نموذجية للبدء بنظام إدارة المستندات. يعمل برنامج OpenKM متعدد الاستخدامات ، جنبًا إلى جنب مع الدعم الشامل والتدريب ، على تمكين المؤسسات من تبسيط عمليات إدارة المستندات الخاصة بهم. في المنشورات المستقبلية ، سوف نتعمق في تجارب وتطبيقات أكثر عمومية لبرامج OpenKM.