ادارة العمليات
ادارة العمليات
بقلم آنا كانتيلي في 3 فبراير 2023
https://www.openkm.com/blog/process-management.html
إدارة العمليات هي نهج منظم للتخطيط والتصميم والتنفيذ والمراقبة والتحكم وتحسين العمليات الحرجة داخل المنظمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية وتحسين الكفاءة والفعالية. وهو يتضمن تحديد العمليات الأساسية وتحليلها ، وتحديد الأدوار والمسؤوليات ، وإنشاء مؤشرات الأداء ، واستخدام الأدوات والتقنيات للتحسين المستمر.
قد تختلف أهم العمليات في إدارة العمليات حسب الصناعة والمنظمة. ومع ذلك ، فإن بعض التقنيات التي غالبًا ما تعتبر حرجة تشمل ما يلي:
- إدارة المواهب:توظيف واختيار وتدريب وتطوير الموظفين.
- الإنتاج:يخطط ويصمم وينفذ ويتحكم في إنتاج السلع أو الخدمات.
- المالية:المحاسبة والميزنة وإدارة المخاطر المالية واتخاذ القرار.
- التسويق والمبيعات:تطوير المنتجات وأبحاث السوق والترويج والمبيعات.
- خدمة العملاء:خدمة العملاء وحل المشكلات وإدارة الشكاوى.
- إدارة سلسلة التوريد:تخطيط وإدارة وتحسين سلسلة التوريد.
- إدارة المعلومات:يلتقط ويخزن ويدير ويوزع المعلومات الهامة.
كيف يمكن لإدارة العمليات تحسين إدارة المواهب؟
يمكن لإدارة العمليات تحسين إدارة المواهب بشكل كبير من خلال توفير نهج منظم وفعال ومستمر موجه نحو التحسين لإدارة الموارد البشرية ، وهو نشاط أساسي لأي منظمة ؛ يمكن أن يحدث بعدة طرق:
- توضيح الأدوار والمسؤوليات:تساعد إدارة العملية على تحسين تحديد الأدوار والمسؤوليات ؛ يؤدي إلى توزيع أكثر فعالية للمهام وكفاءة أكبر.
- تحسين الكفاءة:من خلال توحيد عمليات إدارة الموارد البشرية وتحسينها ، يمكن تقليل وقت التوقف عن العمل ، ويمكن زيادة الكفاءة في اتخاذ القرار وإكمال المهام.
- التقييم الموضوعي:تتيح إدارة العمليات تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية وقياس الأداء الدقيق ، مما يساعد على اتخاذ قرارات مستنيرة حول إدارة الأفراد.
- التحسين المستمر:إدارة العملية هي نهج تكراري يركز على التحسين المستمر ، مما يعني إعادة تقييم عمليات إدارة المواهب بشكل دوري لتحسين الأداء.
- زيادة رضا الموظفين:من خلال تحسين كفاءة وفعالية إدارة المواهب ، يمكن زيادة رضا الموظفين ، ويمكن تقليل معدل دوران الموظفين.
كيف تعمل إدارة العمليات على تحسين إدارة الإنتاج؟
يقع إنتاج إدارة السلع والخدمات في صميم أنشطة أي منظمة تقريبًا. عادة ما يتم تنظيمها على عدة مراحل ، لكل منها ما تساهم به إدارة العمليات في كل منها:
- مرحلة التخطيط:هنا ، تسمح بتحديد العمليات الحرجة وترتيب أولوياتها في التخطيط ، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل.
- مرحلة التصميم:تساعد إدارة العملية في تحديد أهداف تصميم واضحة ، مما يسمح بنهج أكثر فعالية وكفاءة لاتخاذ القرار وتخصيص الموارد.
- مرحلة التنفيذ والمراقبة:في هذه المرحلة ، تتيح إدارة العملية توحيد الإجراءات ، مما يساعد على ضمان قدر أكبر من الاتساق والكفاءة في التنفيذ ؛ الاكتشاف المبكر للانحرافات أو المشكلات ، وذلك بفضل المراقبة في الوقت الفعلي ؛ وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ، مما يساعد على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التنفيذ والرقابة على الإنتاج.
كيف يمكن لإدارة العمليات تحسين الإدارة المالية؟
يمكن لإدارة العمليات تحسين الإدارة المالية للشركة بعدة طرق:
- تحديد فرص خفض التكلفة:يمكن لإدارة العمليات تحديد مجالات التحسين في توزيع التكاليف على طول سلسلة القيمة ، والتي يمكن أن تحسن بشكل كبير ربحية الشركة.
- تحسين الموارد:من خلال خفض التكاليف ، يمكن للشركة التركيز على تحسين إدارة الموارد ، وإنتاج المزيد بموارد أقل ، وبالتالي تحسين الكفاءة والادخار بشكل كبير.
- تحسين الشفافية:يساعد تنفيذ إدارة العمليات في إلقاء الضوء على الإدارة المالية ؛ يسمح للشركة باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد وتحسين التكلفة.
- أتمتة العمليات المالية:يمكن لإدارة العمليات أتمتة العديد من العمليات المالية ؛ هذا يقلل من الوقت والمصاريف المرتبطة بالإدارة المالية التقليدية.
- تحسين عملية صنع القرار:تسهل إدارة العملية جمع البيانات وتحليلها لدعم اتخاذ القرار بشأن الإدارة المالية للمنظمة.
كيف يمكن لإدارة العمليات تحسين خطة المبيعات والتسويق؟
إدارة العمليات لديها العديد من الخيارات لتحسين استراتيجية المبيعات والتسويق للمؤسسة.
- تحسين دورة المبيعات:تتيح إدارة العمليات فهمًا أفضل لعمليات التسويق والمبيعات. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين دورة المبيعات وزيادة فعالية خطة المبيعات والتسويق للشركة.
- تحسين جودة العملية:تسهل إدارة العمليات تحديد وإزالة الأخطاء داخل استراتيجية التسويق والمبيعات ، مما يزيد من جودة وفعالية وكفاءة عمليات الإدارة هذه ، بما في ذلك صنع القرار.
- تحسين رضا العملاء:تؤدي العمليات الأفضل إلى تنسيق أفضل بين التسويق والمبيعات ، مما يساهم في زيادة رضا العملاء وأداء المبيعات.
كيف يمكن لإدارة العمليات تحسين خدمة العملاء؟
على الرغم من أنه مذكور جزئيًا أعلاه ، بدون عملاء ، يكاد يكون من المستحيل وجود شركة ، لذلك من المفيد تخصيص قسم للسؤال. يمكن لإدارة العمليات تحسين خدمة العملاء بعدة طرق:
- توحيد العمليات:ضمان تجربة متسقة للعملاء في كل تفاعل.
- حل محسّن للمشكلات:تسمح إدارة العمليات بمزيد من التنسيق بين الإدارات المشاركة في خدمة العملاء ، مما يحسن حل المشكلات ورضا العملاء.
- تحديد فرص التحسين:تتيح إدارة العملية جمع بيانات خدمة العملاء وتحليلها ، مما يتيح تحديد فرص تحسين الخدمة.
كيف يمكن لإدارة العملية تحسين سلسلة التوريد؟
يمكن لإدارة العمليات تحسين إدارة سلسلة التوريد بعدة طرق:
- التنظيم:من خلال تنفيذ إدارة العمليات على إدارة المستودعات ، يمكنك اختيار تنفيذ خطة موحدة ، مما يساعد على تحسين رؤية دورة التوريد بأكملها والمراقبة والتدقيق.
- تحسين التعاون:يمكن لإدارة العملية أن تعزز التعاون والتواصل بين مختلف الجهات الفاعلة في سلسلة التوريد.
- التخطيط الأمثل:يمكن لإدارة العمليات تحسين تخطيط سلسلة التوريد وتحسين كفاءة إدارة المخزون.
- خفض التكلفة:تساعد إدارة العمليات على تحديد الفرص للتخلص من التكاليف أو تقليلها في سلسلة التوريد.
كيف يمكن لإدارة العمليات تحسين إدارة المعلومات؟
يمكن أن تساعد إدارة العمليات المؤسسات على تحسين عمليات إدارة المعلومات الخاصة بها من خلال التوحيد القياسي والأتمتة والرؤية واتخاذ القرار.
- التوحيد القياسي:مع التوحيد القياسي ، يتم تنظيم كل مهمة في سلسلة من الخطوات ، حيث يتم النظر في جوانب مثل الأمان والفعالية والكفاءة على المستويين التشغيلي والمالي. يمكن تحديث كل توحيد للتحسين.
- الأتمتة:من خلال توحيد عمليات إدارة المعلومات ، يمكن أيضًا أتمتة المهام المتكررة ، مما يقلل من الأخطاء ويحسن الكفاءة.
- تحسين الرؤية:يمكن لإدارة العملية تحسين رؤية عمليات إدارة المعلومات وتمكين المراقبة والتحكم بشكل أفضل.
- عمليات إدارة محسّنة:يمكن لعمليات إدارة المعلومات أيضًا أن تعزز جمع المعلومات وتحليلها واستخدامها في صنع القرار.
يعد تنفيذ نظام إدارة المستندات أمرًا ضروريًا لتحقيق كل هذه الأهداف. يمكن لأنظمة إدارة المستندات تحسين إدارة عمليات الشركة بشكل كبير من خلال توفير نهج أكثر كفاءة وأمانًا ومستمرًا موجهًا نحو التحسين لإدارة المستندات والمعلومات في المؤسسة.
يشتمل برنامج إدارة المستندات في OpenKM على وظائف إدارة العمليات مثل الأتمتة أو محرك المنطقة OCR أو محرك سير العمل ، من بين أدوات أخرى. محرك سير العمل هو أحد مكونات OpenKM التي تعمل على أتمتة وإدارة عمليات أي مؤسسة ، من استلام الطلب إلى مرحلته النهائية. يضمن الامتثال للقواعد والإجراءات المعمول بها.
يتيح محرك سير عمل OpenKM للمستخدمين تحديد المهام والمسؤوليات والشروط لكل خطوة في العملية وأتمتة تسلسل الوظائف وفقًا لمعايير محددة. يمكن أن يشمل ذلك تعيين المهام لأشخاص محددين ، وإخطار الأحداث ، والموافقة على القرارات.
إذا كانت مؤسستك تتطلع إلى تحسين الكفاءة والشفافية في إدارة العمليات ، فمن المحتمل أن يكون برنامج إدارة المستندات مع محرك سير العمل استثمارًا جيدًا. يتيح لك هذا الحل أتمتة العمليات ومراقبتها ، وتقليل الأخطاء والامتثال للوائح والمعايير ، مما قد يؤدي إلى تحسين الكفاءة والجودة وسمعة مؤسستك.
لا تنس أيضًا أن برنامج Next Generation الممول من الاتحاد الأوروبي والذي يدعم المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم في تحولها الرقمي. تعد إدارة العمليات جزءًا أساسيًا من التحول الرقمي. قسيمة Digital Kit هي مورد قيم للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تتطلع إلى تحسين إدارة عملياتها ، لا سيما من حيث الكفاءة والأتمتة.
لمزيد من المعلومات ، يرجى الاتصال بـ OpenKM ، وكيل التحويل الرقمي لبرنامج Acelera Pyme.