تتطلب الأعمال التجارية اليوم حلولاً مرنة وموثوقة تسمح لها بتنفيذ عمليات مهمة عن بُعد.

المطالب الحيوية الأخرى هي حلول للتوقيع الرقمي ، والتوقيع الإلكتروني ، والتوقيع الرقمي ، والتوقيع البيومتري ، أو التوقيع بخط اليد. يقدم كل نوع من أنواع التوقيع في التشريعات الوطنية درجات مختلفة من التغطية والموثوقية المعترف بها.

بفضل برنامج OpenKM لإدارة المستندات ، يمكن للمؤسسة توفير بيئة آمنة حيث يمكن للأطراف المهتمة الوصول إلى المستندات وإنشاء مستندات موقعة إلكترونيًا ، من بين أنشطة إدارة المستندات الأخرى عبر الإنترنت.

تتضمن الحاجة إلى التوقيع بشكل متزايد المزيد من التنسيقات والأنواع الجديدة من المستندات. يوفر OpenKM حلاً لتوقيع البريد الإلكتروني باستخدام شهادة رقمية. يساعد هذا المكون على ضمان استقبال الاتصالات وجودتها والثقة بها ، خاصة في البيئات شديدة المتطلبات من حيث الأمان ، حيث يتم رفض رسائل البريد الإلكتروني إذا لم تكن تحتوي على الشهادات المذكورة.

ختم

توفر وظيفة الختم بديلاً آخر عند توقيع المستند. يعمل OpenKM مع الختم بتنسيقات مختلفة: نصوص وصورة وحتى الرموز الشريطية من أنواع متعددة. إذا رغب المستخدم ، يمكنه توقيع المستندات بتوقيعه باستخدام هذه الوظيفة. بالطبع ، الوصول إلى الختم المذكور هو أمر شخصي تمامًا. وإذا أردت ، يمكنك إضافة المزيد من السمات إلى التوقيع. علامة مائية مكتوب عليها اسمك الأول والأخير ؛ المنصب الذي يشغله ، والتاريخ الدقيق للتوقيع – كطابع زمني – وشعار الكيان ، وما إلى ذلك.

بفضل نظام إدارة المستندات OpenKM ، ستتعامل المنظمة مع عملية التوقيع بطرق متعددة. ستسمح هذه القدرة على الاختيار للكيان بتلبية المتطلبات القانونية وتسهيل إدارة المستندات الموقعة إلكترونيًا.

توقيع العميل

الرقمي تم تصميم عميل التوقيع الرقمي OpenKM ، المتوافق مع أنظمة التشغيل الأكثر استخدامًا في السوق ، لاستضافة الشهادة الرقمية التي يختارها المستخدم. للحصول على واحدة ، يمكنهم الذهاب إلى المرجع المصدق الذي يناسب احتياجاتك.

عند تسهيل خيار التوقيع ، في نظام إدارة المستندات OpenKM ، يمكن للمستخدمين توقيع مستندات Microsoft Word. ومع ذلك ، يجب ألا يغيب عن البال أن النظام سيحول الملف إلى مستند pdf. يمكنك حتى تحديد علاقة تكافؤ بين المستندات المتشابهة التي تختلف في الامتداد بسبب التوقيع الرقمي الذي يحتويه مستند pdf. يوفر OpenKM إمكانية التتبع الكامل لأي حدث قابل للتدقيق في النظام.

باستخدام عميل التوقيع الرقمي OpenKM ، يمكن للمستخدمين دمج الملفات أثناء التوقيع عليها أو تحديد المستندات التي يريدون توقيعها بشهادة رقمية في النظام.

DocSigner

DocSigner هو إجابة OpenKM على الحاجة إلى التوقيع بخط اليد. بفضل هذه الوحدة ، يصل المستخدم إلى المستند حتى يتمكن من قراءة جميع محتوياته. في هذا السيناريو ، يمكن للمستخدم الاستفادة من بقية أدوات الاتصال المتاحة في نظام إدارة المستندات: إضافة ملاحظات ، كلمات رئيسية ، فئات ، بيانات وصفية ، علاقات ، إلخ. إذا وافقت ، أدخل توقيعك بإصبعك – لا تفعل بحاجة إلى أي جهاز خاص – انقر فوق زر التسجيل. يتلقى الكيان إشعارًا تلقائيًا لإعلامك باستلام المستند الموقع. يمكن لكل من الموقع والمؤسسة عرض التوقيع المكتوب بخط اليد الذي أدخله المستخدم من المعاينة.

بالإضافة إلى ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه يمكن تضمين حدث التوقيع عبر الإنترنت في العمليات التجارية المنفذة في OpenKM كآليات. وبالتالي ، عندما تصل الوثيقة إلى حالة معينة ، يمكن إدارة طلب التوقيع على النحو الذي يناسب الأطراف.

توفر جميع الخيارات المتاحة لإنشاء التوقيعات في OpenKM الإجراءات الأمنية والامتثال القانوني اللازم لكل حالة استخدام. وهي تعمل على تبسيط وتبسيط العمليات التجارية مع جميع الأطراف المعنية بتوقيع الاتفاقيات والعقود والمعاهدات والمفاوضات والعلاقات مع الإدارات العامة وما إلى ذلك. يضع الكيان الحد الأقصى في إدارة المستندات الإلكترونية.

من ناحية أخرى ، يجب ألا نتجاهل الفوائد التي تجلبها خيارات التوقيع المختلفة للشركات ، بما في ذلك ؛ الوقت والمساحة وتوفير التكاليف دون توقف للتمتع بمستوى أفضل من الخدمة مع الحفاظ على التدابير الأمنية اللازمة.

إذا كنت تريد معرفة المزيد عن أفضل المزايا والمزايا وخيارات التوقيع بالنسبة لك ، فلا تتردد في طلب عرض توضيحي شخصي عبر الإنترنت.

(بقلم آنا كانتيلي في 19 نوفمبر 2021 – ترجمة آلية من https://www.openkm.com/blog/how-to-sign-in-openkm.html)