لقد جعل الوضع الحالي إدارة المستندات حاجة ملحة ، خاصة في نسختها البعيدة. يتطلب هذا السياق من الشركات ، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، بذل جهود واعية في حلول رقمنة الملفات. من الأهمية بمكان توفير الوصول عبر الإنترنت إلى معلومات كل من العملاء والموظفين لتنفيذ مهامهم اليومية. لكن رقمنة المستندات الورقية ليست سوى واحدة من المشاريع التي يجب على المنظمات معالجتها لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية المتسق في الكيان.

وبهذا المعنى ، يشتمل برنامج OpenKM لإدارة المستندات على كتالوج شامل من التطبيقات ، يغطي جميع حالات الاستخدام التي قد تتعرض لها المؤسسة عند إدارة معلوماتها وإدارتها.

في هذه المقالة سوف نتحدث عن الوظائف التي تسهل التعاون مع المستخدمين الخارجيين.

الوظائف القياسية

تنزيل الرموز المميزة

من وظائف OpenKM الأخرى التي تسهل بشكل كبير علاقة المستخدمين الداخليين لمدير المستندات مع أطراف ثالثة ، سواء كانوا عملاء أو موردين أو مجموعات مصالح ، هي إمكانية مشاركة المحتوى المخزن في النظام أثناء تدقيق جميع الأحداث ذات الصلة. إذا لم يتمكن المستخدمون الخارجيون من تسجيل الدخول إلى النظام ، فسيقوم مستخدم OpenKM بإنشاء رمز تنزيل تتم مشاركته مع المستفيد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تنزيل الملف ، بينما يقوم النظام بإنشاء مسار تدقيق يجمع البيانات مثل مُنشئ الرابط ، والملف المرتبط ، والتاريخ الدقيق للإنشاء ، سواء تم استخدام الرابط أم لا ، وتاريخ انتهاء صلاحية الرمز المميز بين البيانات الأخرى .

شارك المعاينة

إذا كان استخراج المحتوى من برنامج إدارة المستندات غير ممكن ؛ يمكن أن تكون مشاركة معاينة الملف بديلاً لتسهيل الوصول الآمن إلى الوثائق المخزنة في برنامج إدارة المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون أي من الحلول المذكورة هنا جزءًا من مناهج أكثر تعقيدًا – على سبيل المثال ، تطبيق الآليات التي تقوم تلقائيًا بتنفيذ العمليات التجارية المعقدة. والتي تتضمن استخدام هذه الأدوات الشاملة لإدارة المستندات.

لإرفاق

بفضل تكامل OpenKM مع مجموعة Microsoft Office ، يمكن للمستخدمين التفاعل مع برنامج إدارة المستندات من التطبيق الرسمي الذي يستخدمونه عادةً للعمل. واحد منهم عادة ما يكون عميل رسائل Outlook. في ذلك ، يمكن للمستخدمين الاستمتاع بـ OpenKM Addin for Outlook ، والذي سيسمح لهم بإرسال الاتصالات إلى المتعاونين معهم. يمكنهم إرفاق الملفات المستضافة في مدير المستندات.

الوحدات

الوحدات هي نتاج التطورات المصممة خصيصًا كحلول كاملة لحالات استخدام محددة.

تبادل المستندات الإلكترونية

إنها وحدة OpenKM النمطية التي توسع فائدة نظام إدارة المستندات لتسهيل التعاون الوثيق مع أطراف ثالثة ، وعادة ما تكون عملاء. تم دمجها مع المثيل الأساسي ، لكن مستخدمي EDX لديهم حق الوصول إلى مساحات العمل والوظائف المحددة وجزء المستودع الخاص بهم. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تنفيذ إدارة هؤلاء المستخدمين من الوحدة نفسها ، لذلك لا تؤثر على ترخيص المثيل الأساسي.

إحالة

في جميع هذه الحالات ، تنشأ الحاجة إلى إنشاء قناة اتصال آمنة وفعالة تظهر ترانسيلتال كحل مثالي. إنها وحدة OpenKM مخصصة جديدة تم تصميمها لضمان التوزيع المتحكم فيه للوثائق بين المتعاونين ، مثل الشركات الأخرى في المجموعة أو المنظمات الأخرى التي تتعاون معها شركتنا في مشروع معين. بفضل وحدة Transmittal ، يمكننا التأكد من المحتوى الذي يتم توزيعه ، ومن هم المستلمون إذا تلقوه ، وما إذا كانوا قد شاهدوا المحتوى و / قاموا بتنزيله ، وما إلى ذلك. بمعنى آخر ، بصرف النظر عن وجود أداة موثوقة للتوزيع الفوري من المعلومات ، فإنه يوفر إمكانية التتبع الكامل للعمليات.

إدارة الفاتورة التلقائية

يساعد في تبسيط والتحكم في تدفق الفواتير للمؤسسة. باستخدام بوابة الفوترة ، يتم حل إدارة فواتير الموردين بسرعة وسهولة وكفاءة.

التطبيق مخصص لكل من موظفي الشركة وموظفي الموردين. إنه قابل للتخصيص بنسبة 100٪ بحيث يمكن تكييفه مع احتياجات أي مؤسسة. في ذلك ، يقوم الكيان بتسجيل الشركات الموردة ، وإنشاء مستخدمين لكل منها. سيتم فهرستها وفهرستها وبالتالي تعيينها إلى القسم والمنطقة والموظف لمعالجتها. أثناء تحميل الفواتير ، سيقوم هؤلاء المستخدمون بإدخال معلومات قيمة لإدارة المستندات الخاصة بهم. من ناحية أخرى ، يمكن للموردين أيضًا استخدام وحدة إدارة الفواتير للبحث والعثور على وثائقهم ، والتحقق من حالة ملفاتهم ، وما إلى ذلك.

CRM

إنه تخصيص لنظام إدارة المستندات OpenKM الذي تم تكييفه مع منطق الأعمال الخاص بإدارة علاقات العملاء. نتيجة للتجربة مع CRM التجاري التي لم تتكيف مع طريقة عمل الشركة ، تنشأ إمكانية الاقتراب من دورة الأعمال التجارية ، وخدمة العملاء ، وأقسام الدعم الفني التي يتم فيها التعامل مع الكثير من المعلومات والوثائق ، التي يتم تحديثها باستمرار وتتطلب سيطرة كاملة وكافية. باستخدام OpenKM CRM ، يمكن مركزية العلاقات مع العملاء والأطراف المهتمة ، مما يحافظ على إمكانية التتبع الكامل للتبادلات بين الأطراف والأسئلة والإجابات والاجتماعات والعروض المالية والفواتير وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا إنشاء تنبيهات بحيث يحذرك النظام من الاتصال عميل محدد مرة أخرى. وبالطبع ، يحتوي نظام إدارة علاقات العملاء على محرك بحث مصمم خصيصًا لاسترداد أي بيانات أو مستندات ذات صلة. يتم توفير CRM بعدة لغات ، لذلك يمكن تقديم ردود مخصصة ، وترجمتها إلى اللغة التي يعمل بها كل عميل.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الوثائق الكاملة وواجهة برمجة التطبيقات لـ OpenKM تسهل ، إذا لزم الأمر ، تكامل نظام إدارة المستندات مع تطبيقات الطرف الثالث الموجودة بالفعل في مجموعة برامج الشركة. بفضل حزم SDK في Java و PHP و .NET ، ستنشئ المؤسسات تطبيقاتها المخصصة. ومن ناحية أخرى ، فإن خدمات الاستشارة والتخصيص الخاصة بـ OpenKM متاحة دائمًا لأي مؤسسة تحتاج إلى تطوير حلول مخصصة.

(بقلم آنا كانتيلي في 12 نوفمبر 2021 – ترجمة آلية من https://www.openkm.com/blog/how-to-collaborate-with-external-users-extended-document-management.html)