عندما يتعلق الأمر بالاتصالات الداخلية وإدارة الملفات ، تميل العديد من الشركات إلى اتخاذ المسار “الواضح” و “البسيط”. يختارون تخزين الملفات الأساسي عن طريق حفظ كل شيء على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة واستخدام الأجهزة الخارجية مثل محركات الأقراص الثابتة وأجهزة USB لتخزين المعلومات ونقلها.

ومع ذلك ، هناك طريقة أفضل بكثير لتعزيز استراتيجية إدارة المستندات الخاصة بك ، وبالتالي تنمية عملك من خلال زيادة الإنتاجية في مكان العمل كنتيجة مباشرة لإدارة أفضل للمعرفة. ومن ثم ، إليك كل ما يجب أن تعرفه عن إدارة المستندات وكيف يمكنك تحسينها ومضاعفة إنتاجيتك.

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

نظام إدارة المستندات (DMS) هو برنامج يقوم بأتمتة تخزين وإدارة المستندات والملفات. يتيح لك نظام إدارة المستندات (DMS) تنظيم مستنداتك ووضع علامات عليها ثم تخزينها في بيئة آمنة ومحمية. كما يسمح لك بإدارة المستندات بشكل أسهل بطرق مثل مساعدتك في عملية الرقمنة.

تقوم معظم أنظمة DMS بتخزين البيانات في السحابة مما يجعل من الصعب جدًا فقدان بياناتك تمامًا أو التعرض لخرق أمني. لكن فوائد استخدام أنظمة إدارة المستندات تذهب إلى أبعد من ذلك:

• البحث في المستندات بسهولة: من السهل للغاية البحث عن المستندات التي تحتاجها والوصول إليها. عند تنظيم ملفاتك في نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) ، تقوم بتمييزها بجميع المعلومات ذات الصلة مما يجعل البحث ممكنًا فيما بعد.
• تحسين التعاون: ستصبح إدارة المشروع أسهل بكثير مع التعاون المحسن الذي يأتي مع استخدام نظام إدارة الوجهات. لست بحاجة إلى إنشاء نسخ متعددة من المستند لأن كل فرد في فريقك يمكنه الوصول إلى النسخة الأصلية من خلال DMS.
• الإعداد التلقائي: يصبح استرداد المستندات أمرًا لا يحتاج إلى تفكير عند استخدام DMS. يمكن لموظف واحد تنظيم المستندات التي يضيفها تلقائيًا بينما يقوم موظف آخر بالوصول إليها في وقت لاحق.
• تنفيذ أسرع للعملية: يمكن أن تكون عملية إدارة المستندات بطيئة ومملة عند القيام بها يدويًا. تستغرق أي موافقات أو موافقات وما إلى ذلك وقتًا طويلاً. عند استخدام DMS ، يتم إجراء كل شيء تلقائيًا مما يؤدي إلى تسريع العملية.
• وقت تدقيق أقصر: يعد نظام إدارة الوثائق (DMS) أفضل الحلول الإدارية المتاحة لتتبع وإدارة مستنداتك القانونية. يساعدك برنامج إدارة المستندات المتقدم على البقاء على اطلاع دائم بجميع التزاماتك ويضمن الامتثال الكامل للوائح ذات الصلة.

يبدو نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) بمثابة حل معجزة لأصحاب الأعمال الذين يكافحون لإدارة قاعدة المعرفة الخاصة بشركاتهم. في الوقت نفسه ، يمكن لمدير المحتوى أيضًا الاستفادة من استخدام أنظمة الإدارة هذه. ومع ذلك ، لا يزال يتعين عليك فهم كيفية استخدام نظام إدارة المستندات بشكل صحيح – وكيفية تحقيق أقصى استفادة منه.

1. اختر أو حدِّث برنامجك

إذا كنت تستخدم بالفعل DMS في بعض القدرات ، فقد ترغب في تحديثه أو حتى اختيار برنامج مختلف تمامًا بدلاً منه. إذا كنت لا تستخدم DMS ، فهذا هو المكان المناسب للبدء منه. تحتوي معظم برامج DMS على وظائف متشابهة ، لكن بعضها يحتوي على ميزات متقدمة تجعل إدارة المستندات أسهل.

فكر في احتياجات شركتك عند اختيار نظام إدارة الوجهات (DMS) المناسب لعملك. بمجرد تحديد اختيارك ، من المهم إبلاغ فريقك بالتغييرات القادمة على شركتك. سيتعين عليك تدريب موظفيك على كيفية استخدام البرنامج ولكن حاول أن تسير ببطء ولا تجبرهم على إجراء الانتقال على الفور.

2. حدد مسؤول المجتمع

يعد اختيار وتعيين مسؤول المجتمع أحد أهم الأشياء التي يجب عليك القيام بها عند دمج نظام إدارة الوجهات في استراتيجيتك. من خلال وجود مسؤول ، ستقلل الوقت الذي تقضيه في إدارة النظام نفسه. هذا هو الشخص الذي يضمن عدم وجود تكرارات وأن جميع معلومات الملف محدثة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمسؤول المجتمع مساعدتك في تثقيف أعضاء فريقك حول كيفية استخدام النظام. إذا كانت هناك مشكلات في المستقبل ، فيمكنهم الرجوع إلى المسؤول للحصول على المساعدة والإرشاد. ابحث عن مسؤول متمرس يعرف كل تفاصيل الطريقة التي يعمل بها نظام إدارة الوثائق (DMS) الذي اخترته.

3. تحسين استراتيجية العلامات الخاصة بك

إذا كنت تستخدم بالفعل DMS ، فقد يكون هذا هو الوقت المناسب لتحسين استراتيجية وضع العلامات الخاصة بك. إذا كنت بدأت للتو ، فمن الضروري تحديد استراتيجية وضع العلامات قبل البدء في استخدام نظام إدارة الوجهات السياحية. أنشئ مجموعة واضحة من القواعد حول كيفية تمييز المستندات المختلفة وتأكد من أن المسؤول يتعامل مع التكرارات والتصنيفات الخاطئة.

يضيف Zoey Meyer ، وهو خبير من موقع خدمات الكتابة المراجعين Ratingbystudents ، إلى ذلك ، “فكر في بنية المجلد وعلامات الملفات الخاصة بك. لتحسين الإنتاجية في مكان العمل ، تحتاج إلى تسهيل العمليات. لتسهيل عملياتك ، تحتاج إلى تحسين طريقة تنظيم قاعدة المعارف الخاصة بك وإدارتها “.

4. تخزين إصدارات متعددة من المستندات

واحدة من أكبر فوائد DMS هي أنه يمكنك تخزين إصدارات متعددة من المستند الخاص بك. إذا لم تستفد من هذه الميزة ، فما الفائدة من استخدام DMS في المقام الأول؟ يمكن أن تحتوي الإصدارات المختلفة من مستنداتك على مراجعات وتعليقات.

إنها لفكرة جيدة أيضًا العثور على DMS يحتوي على وجه التحديد على ميزة تسمى الإصدار. تتيح لك هذه الميزة تحرير المستندات دون الكتابة فوق المستند الأصلي. سيمنعك تعيين الإصدار من فقدان أجزاء مهمة من مستنداتك عن طريق الصدفة أثناء عملية التحرير.

5. العمل عن كثب مع حقوق الوصول

ميزة حقوق الوصول هي ميزة أخرى يجب ألا تنساها. من خلال تعيين حقوق الوصول المناسبة لمستويات الموظفين وأنواع المستندات المختلفة ، تحصل على طبقة إضافية من الأمان وتمنع حدوث ارتباك محتمل بين أعضاء الفريق عند إدارة المستندات. عادةً ما يكون المسؤول مسؤولاً عن تعيين حقوق الوصول.

يشرح إليوت هيل ، الخبير من أفضل مواقع الويب المخصصة للكتابة ، الأمر بهذه الطريقة ، “لا يحتاج الجميع إلى الوصول إلى تقارير وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. علاوة على ذلك ، قد يتم تحميل بعض المستندات من قبل كبار المسؤولين ولا يشاهدها إلا الموظفون الآخرون دون وجود خيار لتحريرها. هذا هو الغرض من حقوق الوصول “.

6. تثقيف فريقك

إذا كنت تريد حقًا تحقيق الإنتاجية المتزايدة التي يمكن أن يوفرها لك استخدام DMS ، فستحتاج إلى تثقيف فريقك حول كيفية استخدام النظام بشكل صحيح. إنها لفكرة جيدة أن تزود أعضاء فريقك بورقة غش تلخص الطريقة التي ينبغي بها استخدام نظام إدارة الوجهات السياحية ، ولكن لا يزال يتعين عليك إجراء بعض الدورات التدريبية مع موظفيك.

اشرح لهم أنه لا يمكنك الاستمرار في استخدام محرّر مستندات Google للتعاون في مستند معًا. يحل نظام إدارة الوثائق (DMS) هذه المشكلة ، لذا حان الوقت للانتقال إلى هذا النهج الجديد للتعاون في الوقت الفعلي. تأكد من أن الجميع يفهم كيفية استخدام الميزات المختلفة التي يقدمها نظام إدارة الوجهات السياحية. دع كل موظف يتعلم بالسرعة التي تناسبه.

6. تشجيع التواصل

أخيرًا وليس آخرًا ، قم دائمًا بتعزيز وتشجيع التواصل المناسب داخل فريقك. إذا كان الموظف لا يفهم كيفية استخدام ميزة معينة في نظام إدارة الوجهات السياحية ، فيجب أن يشعر بالراحة الكافية للتواصل مع المسؤول وطلب المساعدة.

لاوة على ذلك ، غالبًا ما تحدث أخطاء في إدارة المستندات بسبب سوء الفهم. تحتوي العديد من أنظمة DMS على ميزات اتصال مضمنة ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام برامج خارجية لإرسال البريد الإلكتروني والمراسلة ومؤتمرات الفيديو وما إلى ذلك.

استنتاج

في النهاية ، ربما يكون أفضل حل لإدارة المستندات هو الحل الآمن والآمن ولكنه أيضًا الذي يزيد من إنتاجية المكتب. باستخدام نظام إدارة المستندات بشكل صحيح ، ستتمكن من التعامل مع المستندات بشكل صحيح وتسريع العمليات التجارية. استخدم النصائح الواردة في هذه المقالة للحصول على نظام إدارة المستندات الخاص بك والبدء في استخدامه.

(بقلم نانسي هوارد في 5 نوفمبر 2021 – ترجمة آلية من https://www.openkm.com/blog/7-ways-to-improve-document-management-and-double-your-productivity.html)