سير عمل للموافقة على المستندات
في معظم العمليات التجارية للشركة ، من الضروري إثبات الاتفاق بين الأطراف من خلال الموافقة على المستندات أو التوقيع عليها كدليل مادي على الصفقة التي تم التوصل إليها.
أوضح مثال على ذلك هو الفواتير التي تصدرها الشركة ويدفعها العميل. هذا ، الذي قد يبدو منمقًا للغاية ، يحدث كل يوم ، عدة مرات في اليوم ، على مستويات مختلفة من الحياة العملية. ومع ذلك ، تحدث هذه الأنواع من المعاملات أيضًا داخليًا ، داخل الأقسام ، بين مناطق مختلفة من المنظمة ، مع كيانات المجموعة الأخرى ، أو الإدارات العامة ، أو مجموعات المصالح الأخرى.
في جميع هذه الحالات ، يتم إنشاء الوثائق وإدارتها ، على الأقل ، في مرحلة ما من عملية الأعمال. إما إصدار مذكرات التسليم (التي ستؤدي إلى إنشاء فاتورة). تسليم كشوف المرتبات من قبل وكالة لعميلها. أو رقم الملف الذي يتعين على الجامعة إنشاؤه عند استلام جميع الوثائق المطلوبة للطالب ، على سبيل المثال لا الحصر.
كما يمكنك أن تتخيل ، في كل هذه الحالات ، هناك تبادلات ومعاملات تؤدي إلى إنشاء العديد من أنواع المستندات. والتي تنشأ من منطق عملية الأعمال التي ترتبط بها.
لضمان الإدارة السليمة للوثائق والعمليات ، من الضروري أن يكون لديك نظام إدارة مستندات يلبي احتياجات المنظمة ، ويساعد في التغلب على الصعوبات المحتملة ، ويساعد على تحقيق أقصى استفادة من المزايا التي قد تنشأ. في الوقت الحاضر ، من الشائع بشكل متزايد أن نجد أن برامج إدارة المستندات الإلكترونية بها أدوات سير عمل بين وظائفها.
للاستفادة من أنظمة سير العمل بالمعنى الدقيق للكلمة ، ليس من الضروري معالجة رقمنة المستندات ؛ يكفي أن نكون واضحين بشأن تطور العملية التجارية وأن نجعل جميع أعضائها يحترمون الخطة الموضوعة. ومع ذلك ، فإن المنظمات تقدر بشكل متزايد الإنتاجية والكفاءة ، وتوفر الوقت ، وتستثمر الموارد في أنشطة أكثر ربحية. هذا هو السبب في أن استخدام أنظمة سير العمل يجعل رقمنة المستندات أمرًا موصى به للغاية.
بالإضافة إلى ذلك ، باتباع منطق التحسين المستمر ، من المحتمل جدًا أن تتغير عمليات الأعمال بمرور الوقت ، ويتم تحديثها ، وتصحيحها. من الممكن دائمًا توصيل هذه التغييرات للمستخدمين. ومع ذلك ، لتقليل تأثير الأخطاء البشرية المحتملة ، وضمان الامتثال وزيادة الجودة والرضا (سواء داخل المنظمة أو للعملاء) ، والكفاءة ، فإن إدارة المستندات الإلكترونية هي الحل الأفضل.
هل يمكنك تخيل إدارة الموافقة على الفواتير الورقية؟ قم بإنشاء الفواتير في نظام إدارة المستندات ، ولكن قم بطباعتها أو وضعها في مظاريف أو لصق الختم أو إرسالها إلى مكتب البريد أو انتظار مرور ساعي البريد عبر المكتب. يرجى انتظار وصول العميل إليه ، وفتحه ، وفهم محتواه ، والتصرف وفقًا لذلك. وكل هذا إذا لم يكن هناك إخفاقات أو أخطاء في عملية الأعمال (في شكل ورقي).
بفضل أنظمة سير العمل ، يمكننا الاستفادة من العديد من المزايا التي تجعل العمليات التجارية طريقة عمل آمنة وسريعة وبسيطة.
- إنتاجية أكبر: عادة ما تكون السبب الرئيسي وراء اهتمام الشركات بسير العمل. يتم تعريف سير العمل على أنه قناة أحادية البؤرة لإدارة عملية محددة في سلسلة من المراحل. لا يصل الإجراء والوثائق المرفقة إلى مراحل أكثر تقدمًا ما لم يتم استيفاء جميع المتطلبات الأساسية. يؤثر الحد من الحوادث والتخصيص الصحيح للمهام بشكل مباشر على الإنتاجية التي تم الحصول عليها ، على المستويين الفردي والتنظيمي. بالإضافة إلى ذلك ، إذا تم الجمع بين سير العمل وإدارة المستندات الإلكترونية ، فهذا يعني توفير كبير في الوقت والمال ويمكن للموظفين تكريس أنفسهم لمهام أكثر صلة ، وذلك بفضل وجود العمليات الآلية.
- قدر أكبر من الأمن. في المقام الأول ، عندما نستخدم مهام سير العمل جنبًا إلى جنب مع برنامج إدارة المستندات ، فمن ناحية ، وبفضل مديري المستندات ، فإننا نضمن أن المستخدمين المسجلين في النظام هم فقط من يمكنهم الوصول إلى تدفق المستندات. أي العملية أو التوثيق – سواء كان إلكترونيًا من أصله أو تم تضمينه من خلال رقمنة المستندات – أو كلا العنصرين. من ناحية أخرى ، سيقوم كل مستخدم يشارك في تدفق المستندات بالوصول إليها وفقًا للأمان المحدد في نظام إدارة المستندات. اعتمادًا على نمذجة العملية ، قد يكون لديهم الحق في القراءة والكتابة والتنزيل وما إلى ذلك ، والتي يمكن أن تكون عرضة للتغييرات ، كما رأينا من قبل.
- مزيد من التحكم: بفضل تدفق المستندات ، سيتمكن المسؤولون من التحكم في العمليات بسهولة نظرًا لأن محركات سير العمل تشتمل عادةً على واجهة تسمح برؤية تطور العملية في الوقت الفعلي ؛ معرفة من تم تعيينه له ، عند تعيينه ، يمكنك حتى إدراج اتفاقيات مستوى الخدمة بحيث يعمل المستخدمون في حدود زمنية معينة. فيما يتعلق بحالة الوثائق ، عادةً ما يسهل مديرو المستندات تتبع المستندات طوال دورة حياتهم بالكامل. كما أنها تتيح التحكم في الإصدار ، لذلك إذا ارتكب المستخدم خطأً في أي وقت بشأن ملف ، فيمكن استرداد الإصدار المناسب لمواصلة عملية الموافقة.
- اتصال وتنسيق أفضل. داخليًا ومع عملائنا وموردينا وأصحاب المصلحة لدينا. لا تُستخدم عمليات الأعمال الموحدة لأتمتة العمليات الداخلية فقط. يوصى أيضًا بإنشاء قناة اتصال متفق عليها مع عملائنا وموردينا والأطراف المعنية الأخرى. يمكن للمشاركين الرجوع في الوقت الفعلي إلى حالة عمليات الإدارة التي يشاركون فيها. في المقابل ، يمكن أن ترسل مهام سير العمل بريدًا إلكترونيًا كإخطار تلقائي إلى الطرف المعني في اللحظة التي يقع فيها أي حدث ذي صلة. وتخدم وسيلة الاتصال هذه المستخدمين للتنسيق مع بعضهم البعض ، وتوقع الخطوات التالية ، وبالتالي الاستعداد لها عندما يتلقون مهمة سير العمل. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال اختيار مديري المستندات جنبًا إلى جنب مع أنظمة سير العمل ، فإننا نقدم منصة عمل واحدة لجميع المستفيدين ، مما يسهل التحكم العالمي في العمليات.
لا يزال من الضروري تقييم أكثر الميزات إثارة التي يجب أن يفي بها برنامج سير العمل المناسب لمنظمتنا. ومن بينها ، لا يمكن التقليل من استقلالية تطوير سير عملنا.
يتضمن مدير المستندات OpenKM جميع أدوات إدارة المستندات الضرورية لتنفيذ نظام إدارة مستندات موثوق وآمن وفعال. من بينها محرك سير عمل مدمج في ترخيص البرنامج. لمزيد من الراحة والاستقلالية ، نقدم في OpenKM Academy دورة تدريبية لإنشاء العمليات التجارية وتطويرها. بهذه الطريقة ، مع OpenKM ، تتمتع المنظمة بالحرية الكاملة لإدارة مشاريعها دون تعاون مع طرف ثالث.
إذا كنت تريد معرفة المزيد عن سير العمل المضمن في نظام إدارة المستندات ، فلا تتردد في الاتصال بنا.
(بقلم آنا كانتيلي في 29 أكتوبر 2021 – ترجمة آلية من https://www.openkm.com/blog/document-approval-workflow.html)